ഓഫീസ് ഉത്തരവുകള്
കടനാട് ഗ്രാമപഞ്ചായത്ത് സെക്രട്ടറിയുടെ നടപടിക്രമങ്ങള്
(ഹാജര്: പ്രീത എം.എസ്)
വിഷയം : കടനാട് ഗ്രാമപഞ്ചായത്തിലെ ജീവനക്കാരുടെ കര്ത്തവ്യങ്ങളും ചുമതലകളും ഉത്തരവാദിത്വങ്ങളും സംബന്ധിച്ച് ജോലി വിഭജനം നടത്തി പുതുക്കിയ ഉത്തരവ് പുറപ്പെടുവിക്കുന്നു.
സൂചന: (1) 1994 ലെ കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് ആക്ടിലെ 180,182,184, 243(3)
വകുപ്പുകള്
(2) 1996 ലെ കേരള ലോക്കല് ഫണ്ട് ആഡിറ്റ് ചട്ടങ്ങള്
(3) 1994 ലെ കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് ആക്ടും അനുബന്ധ ചട്ടങ്ങളും, നിയമങ്ങളും
1994 ലെ കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് നിയമപ്രകാരം കടനാട് ഗ്രാമപഞ്ചായത്ത് പ്രാദേശിക സര്ക്കാര് എന്ന നിലയില് വ്യവസ്ഥാപിതമാകുകയും അതിന്റെ അധികാരങ്ങളും ഉത്തരവാദിത്വങ്ങളും ചുമതലകളും വിപുലമാക്കപ്പെടുകയും ചെയ്തിട്ടുണ്ട്. ഗ്രാമപഞ്ചായത്ത് ഓഫീസിന്റെ പ്രവര്ത്തനം കാര്യക്ഷമവും ഫലപ്രദവും ആക്കുന്നതിന് പൊതുജനങ്ങള്ക്ക് കൂടുതല് മെച്ചപ്പെട്ട സേവനം ലഭ്യമാക്കുന്നതിന് അക്കൗണ്ടുകളും രജിസ്റ്ററുകളും കൃത്യമായി എഴുതി സൂക്ഷിക്കുന്നതിനും ബാധകമായ ഓഫീസ് നടപടി ക്രമ വ്യവസ്ഥകള് പ്രകാരം പ്രവര്ത്തിക്കുന്നതിനും ഇ ഗേവണന്സ് ഫലപ്രദമായി നടപ്പിലാക്കുന്നതിനും നടപടി സ്വീകരിക്കേണ്ടത് അനിവാര്യമാണ്.
ബഹു കേരള നിയമസഭയുടെ ലോക്കല് ഫണ്ട് അക്കൗണ്ട്സ് കമ്മറ്റി, ഗ്രാമപഞ്ചായത്തുകളുടെ ദൈനംദിന ഭരണ നിര്വ്വഹണം കാര്യക്ഷമമായി നടക്കുന്നില്ലെന്നും ഫയലുകളും രേഖകളും രജിസ്റ്ററുകളും വൗച്ചറുകളും യഥാവിധി എഴുതി സൂക്ഷിക്കുന്നതിലും പരിശോധനയ്ക്ക് ഹാജരാക്കുന്നതിലും ഗുരുതരമായ വീഴ്ചയുണ്ടെന്നും പണം സംബന്ധിച്ച ഇടപാടുകള് ചട്ടങ്ങളും , സര്ക്കാര് ഉത്തരവുകളും മാര്ഗ്ഗ നിര്ദ്ദേശങ്ങളും ലംഘിക്കുന്നുണ്ടെന്നും ധനനഷ്ടവും പാഴ്ചെലവുകളും ഉണ്ടാകുന്നുണ്ടെന്നും വാര്ഷിക കണക്കുകള് യഥാസമയം തയ്യാറാക്കി നല്കുന്നില്ലെന്നും അപാകതകള് പരിഹരിക്കുന്നതിനായി യഥാസമയം നടപടികള് സ്വീകരിക്കുന്നില്ലെന്നു കണ്ടെത്തുകയും വിലയിരുത്തുകയും ചെയ്തിട്ടുണ്ട്.
പഞ്ചായത്ത് ഓഫീസിലെ ഓരോ ജീവനക്കാരുടേയും കര്ത്തവ്യങ്ങളും ഉത്തരവാദിത്വങ്ങളും എന്തൊക്കെയാണെന്ന് വ്യക്തമാക്കിക്കൊണ്ട് വിശദമായ ഓഫിസ് ഉത്തരവ് നല്കണമെന്ന് 18/1/2007 ലെ എച്ച് 1-13880/06 നമ്പര് സര്ക്കുലര് പ്രകാരം ബഹു പഞ്ചായത്ത് ഡയറക്ടര് കര്ശനമായി നിര്ദ്ദേശിക്കുകയും ചെയ്തിട്ടുണ്ട്. പഞ്ചായത്തിന്റെ ദൈനംദിന ഭരണം കാര്യക്ഷമമാക്കുന്നതിന് വേണ്ടി അപാകതകള് പരിഗണിക്കുന്നതിനും നിലവിലുള്ള ഓഫീസ് ഉത്തരവ് സമഗ്രമായി പരിഷ്കരിക്കേണ്ടതുണ്ട്.
ഗ്രാമപഞ്ചായത്ത് ഓഫീസിന്റെ പ്രവര്ത്തനം കാര്യക്ഷമമാക്കുന്നതിനും പൊതുജനങ്ങള്ക്ക് മെച്ചപ്പെട്ട സേവനം ലഭ്യമാക്കുന്നതിനും ഗ്രാമപഞ്ചായത്ത് ജീവനക്കാരുടെ കര്ത്തവ്യങ്ങളും ചുമതലകളും ഉത്തരവാദിത്വങ്ങളും നിശ്ചയിക്കുന്നതിനും അവരുടെ പ്രവര്ത്തനത്തിലുണ്ടാകുന്ന വീഴ്ചകളുമായി ബന്ധപ്പെട്ടും, നിയമാനുസൃതം ലഭിക്കേണ്ട വരവിനുണ്ടാകുന്ന കുറവുകള്ക്കും ചെലവിനത്തിലുണ്ടാകുന്ന നഷ്ടങ്ങള്ക്കും കാരണക്കാരായവരുടെ ബാദ്ധ്യത നിര്ണ്ണയിക്കുന്നതിനുമായി വാഴപ്പള്ളി ഗ്രാമപഞ്ചായത്ത് കാര്യാലയത്തിലെ ജീവനക്കാരുടെ കര്ത്തവ്യങ്ങളും ചുമതലകളും ഉത്തരവാദിത്വങ്ങളും ചുവടെ ചേര്ക്കുന്ന പ്രകാരം ഏല്പിക്കേണ്ടവയാണെന്നു നിശ്ചയിച്ചു കൊണ്ട് ഇതിനാല് ഉത്തരവാകുന്നു.
ഈ ഉത്തരവ് പ്രകാരം ഏല്പിക്കപ്പെട്ടിട്ടുള്ള ഏതെങ്കിലും ചുമതലകളുടേയോ കര്ത്തവ്യത്തിന്റേയോ ഉത്തരവാദിത്വത്തിന്റേയോ വീഴ്ചയ്ക്കും അതുമൂലമുണ്ടാകുന്ന സാമ്പത്തിക നഷ്ടത്തിനും പ്രതിസന്ധിക്കും കാലതാമസത്തിനും ദുരുപയോഗത്തിനും പാഴ്ചെലവിനും മറ്റ് നഷ്ടങ്ങള്ക്കും ജോലി വിഭജനം അനുസരിച്ച് ചുമതലയുള്ള ജീവനക്കാര്ക്ക് വ്യക്തിപരമായി ബാദ്ധ്യയുണ്ടാക്കുന്നതും നടപടികളള്ക്ക് വിധേയരാകുന്നതുമാണ്. സൂപ്പര്വൈസറി സ്റ്റാഫുകള്ക്ക് മേല്നോട്ട പിശകിനുള്ള ഉത്തരവാദിത്വം കൂടി ഉണ്ടായിരിക്കുന്നതാണ്.
ഈ ഉത്തരവു പ്രകാരം ഓരോ സെക്ഷനിലും നിശ്ചയിക്കപ്പെട്ടിട്ടുളള ചുമതലകള്ക്ക് അനുസൃതമായി സെക്ഷനുകള് തമ്മില് ഫയലുകള് രജിസ്റ്ററുകള്. വൗച്ചറുകള് തുടങ്ങിയവ കൈമാറേണ്ടതാണെങ്കില് അവ ചാര്ജ്ജ് ഹാന്ഡ് ഓവര് രജിസ്റ്ററില് രേഖപ്പെടുത്തി കൈമാറേണ്ടതാണ്.
ജൂണീയര് സൂപ്രണ്ട് ഈ ഉത്തരവിന്റെ പകര്പ്പുകള് ബന്ധപ്പെട്ടവര്ക്ക് രേഖാമൂലം നല്കി ഓഫീസ്കോപ്പി സ്വന്തം ഉത്തരവാദിത്വത്തില് സൂക്ഷിക്കേണ്ടതാണ്.
എല്ലാ ജീവനക്കാര്ക്കും ബാധകമായ പൊതുവായ ചുമതലകളും ഉത്തരവാദിത്തങ്ങളും കര്ത്തവ്യങ്ങളും
1 ഗ്രാമപഞ്ചായത്ത് ഓഫീസിന്റെ പ്രവര്ത്തനങ്ങളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് ഈ ഓഫീസ് ഉത്തരവ് പ്രകാരം ഏല്പ്പിക്കപ്പെട്ടിട്ടുള്ള വിഷയങ്ങള്ക്കനുസൃതമായ ചുമതലകളും സര്ക്കാര് നേരിട്ട് ഏല്പിച്ചിട്ടുള്ള ചുമതലകളും 1994 ലെ കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് നിയമവും ചട്ടങ്ങളും മറ്റ് ചുമതലകളും ചട്ടങ്ങളും സര്ക്കാര് ജീവനക്കാര്ക്ക് ബാധകമായ ഉത്തരവുകള് ഓഫീസ് നടപടിക്രമം മാനുവലുകള് സര്ക്കാര് ഉത്തരവുകള് എന്നിവ പാലിച്ച് ഓരോ സെക്ഷനും സൂപ്പര്വൈസര്മാരും സമയബന്ധിതമായും കാര്യക്ഷമമായും നിര്വ്വഹിക്കേണ്ടതാണ്.
2 ഗ്രാമപഞ്ചായത്ത് പൗരാവകാശ രേഖപ്രകാരവും സേവനാവകാശ നിയമപ്രകാരവും സേവനങ്ങള് സമയബന്ധിതമായി നിര്വ്വഹിക്കുന്നതിന് ബന്ധപ്പെട്ട ഓരോ സെക്ഷനും സൂപ്പര്വൈസര്മാര്ക്കും ഉത്തരവാദിത്തം ഉണ്ടായിരിക്കുന്നതാണ്.
3 പ്രവൃത്തി ദിവസങ്ങളില് കൃത്യസമയത്ത് ഓഫീസില് എത്തി ഹാജര് രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതും, ഓഫീസ് ആവശ്യങ്ങള്ക്കായി പുറത്തു പോകുമ്പോള് മൂവ്മെന്റ് രജിസ്റ്ററിലും വിവരങ്ങള് രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്.
4 അവധികള്ക്ക് മുന്കൂട്ടി അപേക്ഷ സമര്പ്പിച്ച് അനുവാദം വാങ്ങേണ്ടതാണ്.
5 ഓരോ സെക്ഷനുകളിലേക്കും വിതരണം ചെയ്യുന്ന തപാലുകള് അന്നേ തന്നെ വിതരണ രജിസ്റ്ററില് തീയതി സഹിതം ഒപ്പിട്ട് കൈപ്പറ്റി പേഴ്സണല് രജിസ്റ്ററില് ചേര്ത്ത് ബന്ധപ്പെട്ട ഫയലില് ആവശ്യമെങ്കില് പുതിയ ഫയല് ആരംഭിച്ച് സയമബന്ധിതമായി നടപടി സ്വീകരിക്കേണ്ടതാണ്. പേഴ്സണല് രജിസ്റ്റര് എല്ലാ മാസവും 5-ാം തീയതിക്കകം പരിശോധനയ്ക്കായി സൂപ്രണ്ടിന് സമര്പ്പിക്കേണ്ടതാണ്.
6 ലഭിക്കുന്ന അപേക്ഷകള് അന്നു തന്നെ സേവനം നല്കേണ്ടുന്നതിന്മേല് ഉടന് നടപടികള് സ്വീകരിച്ച് ബന്ധപ്പെട്ട രജിസ്റ്ററുകളില് ചേര്ത്ത് സേവനങ്ങള് ഫ്രണ്ട് ഓഫീസില് സമയ ബന്ധിതമായി ലഭ്യമാക്കേണ്ടതാണ്. മറ്റ് അപേക്ഷകളിന്മേല് നടപടിക്രമങ്ങള് പൂര്ത്തീകരിച്ച് ഫ്രണ്ട് ഓഫീസില് വിതരണത്തിനായി ഏല്പിക്കേണ്ടതാണ്.
7 ഓരോ സെക്ഷനും തങ്ങള്ക്ക് ലഭിക്കുന്ന അപേക്ഷകള്, തപാലുകള് എന്നിവ ആദ്യം ലഭിക്കുന്നതില് ആദ്യ നടപടി എന്ന രീതിയില് സമയബന്ധിതമായി നടപടികള് പൂര്ത്തീകരിക്കുകയും പൊതു ജനങ്ങള്ക്ക് സേവനം ലഭ്യമാക്കുകയും ബന്ധപ്പെട്ട അധികാരികള്ക്ക് റിപ്പോര്ട്ടുകള് സമര്പ്പിക്കുകയും ചെയ്യേണ്ടതാണ്. അടിയന്തിര നടപടികള് ആവശ്യമുള്ളവ മേലധികാരികളുടെ ശ്രദ്ധയില്പെടുത്തേണ്ടതും നിര്ദ്ദേശാനുസരണം പ്രവര്ത്തിക്കേണ്ടതുമാണ്.
8 കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന വിഷയങ്ങളില് വരുന്ന നിയമസഭാ ചോദ്യങ്ങള്ക്ക് ഉള്ള മറുപടി, ലെറ്ററുകള്ക്കുള്ള മറുപടി, സര്ക്കാരില്നിന്നുള്ള കത്തുകള്ക്കുള്ള മറുപടി, നീതിന്യായ സംവിധാനങ്ങള്ക്ക് സമര്പ്പിക്കേണ്ട മറുപടി എന്നിവ സെക്ഷനില് ലഭിച്ച് 24 മണിക്കൂറിനകം /ആവശ്യപ്പെടുന്ന സമയത്തിനുള്ളില് തയ്യാറാക്കി സമര്പ്പിക്കേണ്ടതാണ്.
9 ഫയലുകള് കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതില് ഓഫീസ് നടപടിക്രമങ്ങള്ക്കനുസരിച്ചുള്ള വ്യവസ്ഥകള് പാലിക്കുകയും ആവശ്യമായ കുറിപ്പുകള് എഴുതുകയും ചെയ്യേണ്ടതാണ്.
10 സമര്പ്പിക്കുന്ന പ്രത്യേകം നിര്ദ്ദേശിക്കപ്പെടുന്നതൊഴികെയുള്ള എല്ലാ ഫയലുകളും ജൂനിയര് സൂപ്രണ്ട് മുഖേന സമര്പ്പിക്കേണ്ടതാണ് ജൂനിയര് സൂപ്രണ്ടിന്റെ അസാന്നിദ്ധ്യത്തില് അന്നേ ദിവസം തന്നെ നടപടി സ്വീകരിക്കേണ്ടവ നേരിട്ട് സമര്പ്പിക്കാവുന്നതാണ്.
11 അസി സെക്രട്ടറിയുടെ നിര്ദ്ദേശം ആവശ്യമുള്ള എല്ലാ ഫയലുകളും അസി.സെക്രട്ടറി മുഖേന സമര്പ്പിക്കേണ്ടതാണ്.
12 ഏതൊരു രജിസ്റ്ററും സെക്രട്ടറി സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തി മാത്രമേ ആരംഭിക്കാന് പാടുള്ളു.
13 ഫയലുകളുടെ മൂവ്മെന്റ് ബന്ധപ്പെട്ട രജിസ്റ്ററില് കൃത്യമായി രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്. മേല് നടപടികള്ക്ക് സമര്പ്പിച്ചതും മറ്റു സെക്ഷനുകള്ക്ക് താല്കാലികമായി കൈമാറിയതുമായ ഫയലുകള് ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷന് സ്വന്തം ഉത്തരവാദിത്ത്വത്തില് തിരിച്ചു വാങ്ങി സൂക്ഷിക്കേണ്ടതുമാണ്. സെക്ഷനുകള് തമ്മില് ഫയലുകള് കൈമാറുമ്പോള് താല്കാലിക കൈമാറ്റങ്ങള്ക്ക് പേഴ്സണല് രജിസ്റ്ററിലും സ്ഥിരമായവയ്ക്ക് ചാര്ജ്ജ് ഹാന്ഡ്ഓവര് രജിസ്റ്ററിലും രസീത് വാങ്ങേണ്ടതുമാണ്.
14 ബന്ധപ്പെട്ട ഫയലുകളുടേയും രജിസ്റ്ററുകളുടേയും രേഖകളുടേയും സുരക്ഷിതമായ സൂക്ഷിപ്പിന് അതാത് സെക്ഷന് ഉത്തരവാദി ആയിരിക്കുന്നതാണ്. വിവിധ ആഡിറ്റുകള് പരിശോധനകള് എന്നിവയ്ക്ക് രജിസ്റ്ററുകളും ഫയലുകളും ലഭ്യമാക്കേണ്ടതും തിരികെ വാങ്ങി സൂക്ഷിക്കേണ്ടതും ഓരോ സെക്ഷനുകളുടേയും വ്യക്തിപരമായ ഉത്തരവാദിത്വം ആയിരിക്കുന്നതാണ്.
15 ധനസംബന്ധമായ ഇടപാടുകളില് ബാധകമായ മാര്ഗ്ഗ നിര്ദ്ദേശങ്ങള് പരാമര്ശിച്ച് കുറിപ്പെഴുതി ഉത്തരവ് ജൂനിയര് സൂപ്രണ്ട് വഴി സെക്രട്ടറിയ്ക്ക് സമര്പ്പിക്കേണ്ടതാണ്.
16 ഓരോ സെക്ഷനും കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന വിഷയങ്ങളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് ലഭ്യമായ ഫണ്ടുകളുടെ വിവരങ്ങള്, ബജറ്റ് പ്രൊവിഷന് എന്നിവ അക്കൗണ്ടന്റുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് അറിയിക്കേണ്ടുന്നതും തദ്ദനുസരണം ചെലവുകള് ക്രമീകരിക്കേണ്ടതുമാണ്.
17 രസീത് ബുക്ക്, പണം, വിലപിടിപ്പുള്ള വസ്തുക്കള് ജാമ്യ നിക്ഷേപങ്ങള്, തുടങ്ങിയവ ഉത്തരവാദിത്തപ്പെട്ട സെക്ഷനുകള് മാത്രം കൈകാര്യം ചെയ്യേണ്ടതാണ്. രസീത് ബുക്കിലെ വിവരങ്ങള് യഥാസ്ഥാനങ്ങളില് രേഖപ്പെടുത്തി എന്ന് അക്കൗണ്ടന്റ് ഉറപ്പാക്കേണ്ടതാണ്.
18 സെക്രട്ടറിയുടെ /ജൂനിയര് സൂപ്രണ്ട്/അസി സെക്രട്ടറി എന്നിവരുടെ നിര്ദ്ദേശ പ്രകാരം ട്രഷറി/ബാങ്ക് ഡ്യൂട്ടി നിര്വ്വഹിക്കുവാന് അസി. സെക്രട്ടറി/ജൂനിയര് സൂപ്രണ്ട്/സെക്ഷന് ക്ലാര്ക്ക് /മറ്റ് ജീവനക്കാര് ബാദ്ധ്യസ്ഥരാണ്.
19 പഞ്ചായത്തിന് നിയമാനുസൃതം ലഭ്യമാക്കേണ്ട വരുമാന ബാദ്ധ്യത വരുമാന നഷ്ട ബാദ്ധ്യതകള് യഥാക്രമം സെക്രട്ടറിയുടെ ശ്രദ്ധയില്പ്പെടുത്തി സയമബന്ധിത നടപടികള് സ്വീകരിക്കേണ്ടതാണ്. അല്ലാത്ത പക്ഷം പഞ്ചായത്തിന് സംഭവിക്കുന്ന നഷ്ടത്തിനു ബന്ധപ്പെട്ട ജീവനക്കാര് ഉത്തരവാദികള് ആയിരിക്കുന്നതാണ്.
20 നികുതികള് ഫീസുകള് എന്നിവ സംബന്ധിച്ച ഡിമാന്റ് രജിസ്റ്ററുകള് സെക്ഷന് കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന ക്ലാര്ക്കിന്റെ മേല് നോട്ടത്തില് അതാത് ദിവസങ്ങളില് തന്നെ വരവുകള് സംബന്ധിച്ച വിവരങ്ങളും രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്.
21 എല്ലാ ചെലവുകളും നിയമാനുസൃതമാണ് എന്ന് ഉറപ്പ് വരുത്തേണ്ടതും രസീത്, യൂട്ടിലൈസേഷന് സര്ട്ടിഫിക്കറ്റ് എന്നിവ വാങ്ങി സൂക്ഷിക്കേണ്ടതും അതാത് സെക്ഷനുകളുടേയും അക്കൗണ്ടന്റിന്റേയും ഉത്തരവാദിത്തമാണ്.
22 ബജറ്റും അക്കൗണ്ടുകളും തയ്യാറാക്കുന്നതിന് ആവശ്യമായ വിവരങ്ങള് ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷനുകള് യഥാസമയം അക്കൗണ്ടന്റിന് ലഭ്യമാക്കേണ്ടതാണ്.
23 തങ്ങളുടെ ചുമതലകളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട രേഖകളും ചട്ടങ്ങളും മറ്റും സംബന്ധിച്ച കാലികമായ അറിവ് ഉറപ്പ് വരുത്തേണ്ടതും നിയമങ്ങളും, ചട്ടങ്ങളും ഉത്തരവുകളും മറ്റ് റഫറന്സുകളും പരിശോധനയ്ക്കായി സൂക്ഷിക്കുകയും ചെയ്യേണ്ടതാണ്.
24 ഓരോ സെക്ഷനുമായും ബന്ധപ്പെട്ട നോട്ടീസുകള് ക്വട്ടേഷനുകള് ലേല പരസ്യങ്ങള് അറിയിപ്പുകള് എന്നിവ തയ്യാറാക്കല് അവ യഥാവിധി പരസ്യപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തല് എന്നിവ അതാതു സെക്ഷന്റെ ഉത്തരവാദിത്വം ആയിരിക്കും.
25 പഞ്ചായത്ത് ഒരു കക്ഷിയായിട്ടുള്ളതും സെക്രട്ടറി ഏര്പ്പെട്ടിട്ടുള്ളതുമായ എല്ലാ കരാറുകളും സംബന്ധിച്ച വിവരങ്ങള് പഞ്ചായത്തില് എഗ്രിമെന്റ് രജിസ്റ്ററില് രേഖപ്പെടുത്തി സെക്ഷന്റെ ഉത്തരവാദിത്തത്തില് സൂക്ഷിക്കേണ്ടതാണ്.
26 ഓഡിറ്റ് പരാമര്ശങ്ങളില് തങ്ങളുടെ സെക്ഷനുമായി ബന്ധപ്പെട്ട കാര്യങ്ങളില് മറുപടി തയ്യാറാക്കി യഥാസമയം ഓഡിറ്റ് സെക്ഷന് സമര്പ്പിക്കുകയും തുടര് നടപടി സ്വീകരിക്കുകയും ചെയ്യേണ്ടതുമാണ്.
27 തങ്ങള്ക്ക് ഏല്പിക്കപ്പെട്ടിട്ടുള്ള വിഷയങ്ങളില് പഞ്ചായത്തിന്റെ സ്റ്റാന്ഡിംഗ് കമ്മറ്റി തീരുമാനം ആവശ്യമുള്ളവ/പഞ്ചായത്തിന്റെ/സ്റ്റാന്ഡിംഗ് കമ്മറ്റിയുടെ ശ്രദ്ധയില്പെടുത്തേണ്ടുന്നവ അപ്പപ്പോള് വ്യക്തമായ അജണ്ട കുറിപ്പികളോടെ രേഖാമൂലം സെക്രട്ടറിയുടെ ശ്രദ്ധയില്പ്പെടുത്തേണ്ടതും സെക്രട്ടറുയുടെ നിര്ദ്ദശാനുസരണം അജണ്ട കുറിപ്പുകള് തയ്യാറാക്കേണ്ടതാണ്. തീരുമാനങ്ങള്ക്ക് അനുസൃതമായി സമയ ബന്ധിതമായി നടപടികള് സ്വീകരിക്കേണ്ടുന്നതും തീരുമാനങ്ങളുടെ പകര്പ്പുകള് ബന്ധപ്പെട്ട ഫയലില് ലഭ്യമാക്കുകയും ചെയ്യേണ്ടതുമാണ്.
28 പഞ്ചായത്ത് സെക്രട്ടറിയുടെ /മറ്റ് മേലധികാരികളുടെ നിര്ദ്ദേശ പ്രകാരം പങ്കെടുക്കുന്ന വിവിധ യോഗങ്ങളിലെ തീരുമാനങ്ങള്/നിര്ദ്ദേശങ്ങള് എന്നിവ വിശദമാക്കുന്ന മീറ്റിംഗ് നോട്ടുകള് യോഗം കഴിഞ്ഞ് തിരിച്ചെത്തിയാലുടന് സെക്രട്ടറിയ്ക്ക് സമര്പ്പിക്കുകയും പകര്പ്പുകള് സൂക്ഷിക്കുകയും ചെയ്യേണ്ടുന്നതാണ്.
29 പഞ്ചായത്തിന്റെ പൊതു ഭരണ റിപ്പോര്ട്ട് തയ്യാറാക്കല് പൗരാവകാശ രേഖ പരിഷ്കരണം എന്നിവയ്ക്കനുസൃതമായ റിപ്പോര്ട്ടുകള് രേഖകള് എന്നിവ യഥാസമയം തയ്യാറാക്കി ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷന് സമര്പ്പിക്കേണ്ടതാണ്.
30 കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് ആക്ടിലെ 158-ാം വകുപ്പ് പ്രകാരം പഞ്ചായത്ത് അംഗങ്ങളുടെ അവകാശങ്ങള് സംരക്ഷിക്കുന്നതിനായി പരിപൂര്ണ്ണ വിവരങ്ങള് ലഭ്യമാക്കാന് സയമബന്ധിത നടപടികള് സ്വീകരിക്കേണ്ടതാണ്.
31 ജനപ്രതിനിധികള്, പൊതുജനങ്ങള്, സഹപ്രവര്ത്തകര് എന്നിവരുമായി പരസ്പര ബഹുമാനുള്ള വാക്കുകള് ഉപയോഗിക്കേണ്ടതും ആരോഗ്യകരമായ ബന്ധം സാദ്ധ്യമാക്കേണ്ടതാണ്. ഓഫീസ് അന്തരീക്ഷം സൗഹൃതാന്തരീക്ഷത്തില് നടത്തുന്നതിന് എല്ലാവരും ശ്രമിക്കേണ്ടതാണ്.
32 ഓരോ സെക്ഷന്റെയും സൂക്ഷിപ്പിനുള്ള അലമാരകള്, മേശകള് എന്നിവയുടെ ഒരു താക്കോല് സ്വന്തം ഉത്തരവാദിത്വത്തില് സൂക്ഷിക്കേണ്ടതും മറ്റൊരു താക്കോല് സെക്രട്ടറി, മറ്റൊരു ഉത്തരവ് പുറപ്പെടുവിക്കുന്നിടത്തോളം ജൂനിയര് സൂപ്രണ്ടിനെ രേഖാമൂലം ഏല്പിക്കേണ്ടതുമാണ്.
33 കമ്പ്യൂട്ടര് കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിന് പ്രാപ്തി നേടി കമ്പ്യൂട്ടര് പ്രയോജനപ്പെടുത്തി ഓഫീസ് പ്രവര്ത്തനം കാര്യക്ഷമമാക്കേണ്ടതാണ്. കമ്പ്യൂട്ടര് പ്രവര്ത്തിപ്പിക്കാന് അറിയാത്തതുമൂലം പഞ്ചായത്തിന് ഉണ്ടാകുന്ന അധിക ചെലവുകള്ക്കും വീഴ്ചകള്ക്കും അതാത് സെക്ഷന്റെ ചുമതല നിര്വ്വഹിക്കേണ്ട സെക്ഷന് ഉത്തരവാദി ആയിരിക്കുന്നതാണ്.
34 കമ്പ്യൂട്ടറൈസ് ചെയ്ത വിഷയങ്ങളില് ഡാറ്റാ എന്ട്രി സമയബന്ധിതമായി നടത്തേണ്ടുന്നതും ആവശ്യമായ സംഗതികളില് ബന്ധപ്പെട്ട രജിസ്റ്ററുകളില് കൂടി രേഖപ്പെടുത്തലുകള് വരുത്തേണ്ടുന്നതുമാണ്.
35 ഈ ഉത്തരവ് പ്രകാരം ഏതെങ്കിലും പ്രത്യേക സെക്ഷനിലെ ചുമതലയില് ഉള്പ്പെട്ടിട്ടില്ലാത്ത ഏതെങ്കിലും ജോലിയോ ഉത്തരവാദിത്വമോ രജിസ്റ്ററുകളോ ഉണ്ടെങ്കില് ആയത് നിലവില് നിര്വ്വഹിച്ചുവരുന്ന വിഷയ ചുമതലയുള്ള ജീവനക്കാരന് തന്നെ തുടര്ന്നും നിര്വ്വഹിക്കേണ്ടതാണ്. ഇക്കാര്യത്തില് ഏതെങ്കിലും പ്രായോഗിക ബുദ്ധിമുട്ട് നേരിടുന്ന സാഹചര്യത്തില് ആയത് രേഖാമൂലം സെക്രട്ടറിയെ അറിയിക്കേണ്ടതാണ്.
36 ഈ ഉത്തരവ് പ്രകാരം ഏല്പിക്കപ്പെട്ടിട്ടുള്ള ഏതെങ്കിലും ചുമതലയുടെ /ഉത്തരവാദിത്വത്തിന്റെ വീഴ്ചമൂലമുണ്ടാകുന്ന സാമ്പത്തിക നഷ്ടങ്ങള്ക്ക് /പ്രതിബന്ധങ്ങള്ക്ക് /വീഴ്ചകള്ക്ക് ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷനുകള് വ്യക്തിപരമായ ബാദ്ധ്യത ഉണ്ടായിരിക്കുന്നതാണ്.
37 അതാത് ചുമതല വിഷയങ്ങളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ചുമതലകള് നിര്വ്വഹിക്കുന്നതോടൊപ്പം സെക്രട്ടറി/പ്രസിഡന്റ് എന്നിവര് അതാതു സമയം ഏല്പിക്കുന്ന അധികചുമതലകളും നിര്വ്വഹിക്കേണ്ടുന്നതാണ്.
അസി.സെക്രട്ടറി - കുമാരി ശാലിനി കെ കെ
1 എസ് സി പി പദ്ധതികളുടെ മുഖ്യ നിര്വ്വഹണ ഉദ്യോഗസ്ഥയായിരിക്കുക.
2 കുടുംബശ്രീ, സിഡി എസ് മെമ്പര് സെക്രട്ടറിയായി സേവനം ചെയ്യുക.
3 അക്ഷയ,സാക്ഷരത പഞ്ചായത്ത്തല കോ- ഓര്ഡിനേറ്ററായി പ്രവര്ത്തിക്കുക.
4 സാമൂഹ്യസുരക്ഷാ പെന്ഷന് സംബന്ധമായ ചുമതലകള് നിര്വ്വഹിക്കുക
5 കമ്മറ്റി നിര്ദ്ദേശിക്കുന്ന അപേക്ഷകര്ക്ക് അറിയിപ്പു നല്കുക
6 നികുതി പിരിവ്, വസ്തു നികുതി പരിഷ്കരണം തുടങ്ങിയവയുടെ പൂര്ണ്ണ മേല്നോട്ടം നിര്വ്വഹിക്കുക.
7 പഞ്ചായത്ത് കക്ഷിയായിട്ടുള്ള വിവിധ വ്യവഹാരങ്ങള് സംബന്ധമായ ഫയലുകള് കൈകാര്യം ചെയ്യുകയും തുടര് നടപടികള് സ്വീകരിക്കുകയും ചെയ്യുക.
8 തൊഴിലുറപ്പ് പദ്ധതി നിര്വ്വഹണ ഉദ്യോഗസ്ഥ എന്ന നിലയില് തൊഴില് കാര്ഡിന് അപേക്ഷ സ്വീകരിക്കുക. അപേക്ഷകളിന്മേല് അന്വേഷണം നടത്തുക. തൊഴില് കാര്ഡ് തയ്യാറാക്കി വിതരണം ചെയ്യുക. അയല്കൂട്ടതല സര്വ്വേ നടത്തി പ്രവര്ത്തികളുടെ പട്ടിക തയ്യാറാക്കുക. തൊഴിലാളി ഗ്രാമസഭകളുടെ സംഘാടനം വാര്ഷിക കര്മ്മ പദ്ധതി തയ്യാറാക്കി ഗ്രാമസഭകളുടെ അംഗീകാരം വാങ്ങുക. പ്രവൃത്തികള്ക്ക് ഭരണസമിതി അംഗീകാരം വാങ്ങുക, എസ്റ്റിമേറ്റ് തയ്യാറാക്കുക, പ്രവൃത്തികള്ക്കായ് ഭരണാനുമതി , സാങ്കേതികാനുമതി വാങ്ങുക, തൊഴിലിനുളള അപേക്ഷ സ്വീകരിക്കുക. തൊഴില്അറിയിപ്പ്, സൈറ്റ് മീറ്റിംഗ് നടത്തുക, തൊഴില് നല്കുക, പ്രവൃത്തികള് കാര്ഷിക കലണ്ടര് പ്രകാരം ക്രമീകരിക്കുക. പ്രവൃത്തികളുടെ മേല്നോട്ടം വഹിക്കുക. ബില്ല് തയ്യാറാക്കുക. തൊഴിലാളികള്ക്ക് നിശ്ചിത ദിവസത്തിനുള്ളില് വേതന വിതരണം നടത്തുക. തൊഴിലിനുള്ള മെറ്റീരിയല്സ് ലഭ്യമാക്കുക. വിദഗ്ത തൊഴിലാളികളെ ക്രമീകരിക്കുക. കണക്കുകള് കൃത്യതയോടെ തയ്യാറാക്കി സൂക്ഷിക്കുക. സ്റ്റാറ്റ്യൂട്ടറി ഓഡിറ്റ് അധികാരികള്ക്ക് രേഖകള് ആഡിറ്റിന് നല്കുക. രേഖകള് രജിസ്റ്ററുകള് മെറ്റീരിയല്സ് എന്നിവയും സൂക്ഷിക്കുക.
9 തൊഴില് രഹിത വേതനത്തിന് സെക്രട്ടറിയ്ക്ക് സമര്പ്പിക്കുന്ന അപേക്ഷകളിന്മേല് അന്വേഷണം നടത്തി റിപ്പോര്ട്ട് സമര്പ്പിക്കല്, തൊഴില് രഹിത വേതന വിതരണം.
10 ഗ്രാമ പഞ്ചായത്തിന്റെ ആസ്തി രജിസ്റ്ററിന്റെ ചുമതല വഹിക്കുക.
11 ഗ്രാമപഞ്ചായത്തിന്റെ ജനറല് സ്റ്റാന്ഡിംഗ് കമ്മറ്റി യോഗങ്ങളില് സെക്രട്ടറിയൊടൊപ്പം പങ്കെടുക്കുക.
12 ഗ്രാമപഞ്ചായത്തിന് വേണ്ടി വിവിധ കോടതികളില് സെക്രട്ടറിയുടെ നിര്ദ്ദേശാനുസരണം ഹാജരാവുകവും , വ്യവഹാരങ്ങളുടെ നടത്തിപ്പ് ചുമതലയും.
13 ഈ ഉത്തരവിലെ നിബന്ധനകള്ക്ക് വിധേയമായി ഓഫീസിലെ ജോലികള് സെക്ഷനുകള്ക്ക് ഏല്പിച്ചുകൊടുക്കേണ്ടതും ഉത്തരവ് നടപ്പാക്കി എന്ന് ഉറപ്പാക്കേണ്ടതുമാണ്.
14 ഓഫീസിന്റെ സുഗമമായ പ്രവര്ത്തനം ഏകോപിപ്പിക്കുകയും ജീവനക്കാര്ക്ക് മാര്ഗ്ഗ നിര്ദ്ദേശം നല്കുകയും മേല് നോട്ടം വഹിക്കുകയും പ്രവര്ത്തനങ്ങള് സമയബന്ധിതമായി നടക്കുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പ് വരുത്തുകയും രജിസ്റ്ററുകളില് ആവശ്യമായ ചേര്ക്കലുകള് നടക്കുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പ് വരുത്തുകയും ചെയ്യേണ്ടതാണ്.
15 ഫ്രണ്ട് ഓഫീസ് സൂപ്പര്വൈസര് എന്ന നിലയില് ഫ്രണ്ട് ഓഫീസിന്റെ പ്രവര്ത്തനം നടക്കുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കേണ്ടതാണ്. ഫ്രണ്ട് ഓഫീസ് ചുമതല നിര്വ്വഹിക്കുന്നതിന് ആവശ്യമായ ജീവനക്കാരെ പ്രതിദിനം റോട്ടേഷന്റെ അടിസ്ഥാനത്തില് നിയോഗിക്കുയും ആയതിന്റെ രജിസ്റ്റര് സൂക്ഷിക്കുകയും ഫ്രണ്ട് ഓഫീസിന്റെ സേവന പ്രദാനതയുടെ കാര്യക്ഷമത വിലയിരുത്തുകയും അപാകതകള് പരിഗണിക്കുന്നതിന് യഥാസമയം നിര്ദ്ദേശങ്ങള് നല്കുകയും ചെയ്യേണ്ടുന്നതാണ്. ഫ്രണ്ട് ഓഫീസില് നിന്നും ലഭിക്കുന്ന തപാലുകള് സെക്രട്ടറി, പ്രസിഡന്റ് എന്നിവര് കാണേണ്ടതായുള്ള ഫയലുകള് അവര്ക്ക് സമയബന്ധിതമായി നല്കുകയും യഥാസമയം തിരികെ ലഭ്യമാക്കി സെക്ഷനുകള്ക്ക് വിതരണം ചെയ്യേണ്ടതുമാണ്.
16 സെക്രട്ടറി ഓഫീസില് ഇല്ലാത്ത സാഹചര്യത്തില് ലഭിക്കുന്ന തപാലുകള് പരിശോധിച്ച് അടിയന്തിര പ്രാധാന്യമുള്ളവ സെക്ഷനില് നല്കി തുടര് നടപടികള് സ്വീകരിക്കേണ്ടതും ആയത് തുടര്ന്ന് സെക്രട്ടറിയുടെ ശ്രദ്ധയില്പെടുത്തേണ്ടതുമാണ്.
17 ക്ലാര്ക്കുമാര് ഓഫീസ് ഫയലുകളും, രജിസ്റ്ററുകളും റിക്കാര്ഡുകളും യഥാവിധി സൂക്ഷിക്കുന്നുണ്ട് എന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക
18 ക്ലാര്ക്കുമാരുടെ പേഴ്സനല് രജിസ്റ്ററുകളും മറ്റു രജിസ്റ്ററുകളും പെന്ഡിംഗ് ഫയലുകള് എന്നിവ യഥാസമയങ്ങളില് പരിശോധിച്ച് സെക്രട്ടറിയ്ക്ക് സമര്പ്പിക്കേണ്ടതാണ്.
19 വാര്ഷിക ബഡ്ജറ്റ്, ഭരണ റിപ്പോര്ട്ട്, വാര്ഷിക ധനകാര്യ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് മുതലായവ യഥാസമയം തയ്യാറാക്കുന്നതിന് അക്കൗണ്ടിന്റിന് മാര്ഗ്ഗ നിര്ദ്ദേശങ്ങള് നല്കുകയും ഇതിനാവശ്യമായ വിവരങ്ങള് ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷനുകള് ലഭ്യമാക്കുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുകയും ചെയ്യുക.
20 പഞ്ചായത്തിലേയ്ക്ക് വരേണ്ട നികുതികളും ഫീസുകളും നിയമാനുസൃതം ചുമത്തുന്നുണ്ടെന്നും അപാകതകള് കൂടാതെ യഥാവിധി പിരിച്ചെടുക്കുന്നുണ്ടെന്നും ഉറപ്പുവരുത്തുക.
21 ഓരോ ദിവസത്തെയും വരവുകള് പരിശോധിക്കുകയും വരവുകള് യഥാസമയം പൂര്ണ്ണമായി പഞ്ചായത്ത് അക്കൗണ്ടില് അടയ്ക്കുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുകയും രജിസ്റ്റര് സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യുക.
22 അനിവാര്യ ചുമതലകള്, പദ്ധതി, പദ്ധതിയേതര പ്രവര്ത്തനങ്ങള് എന്നിവ യഥാസമയം നിര്വ്വഹിക്കുന്നുണ്ടെന്നും ഇവയ്ക്കാവശ്യമായ നിയമാനുസൃത ചെലവുകള് യഥാസമയം ചെയ്യുന്നുണ്ടെന്നും ഉറപ്പുവരുത്തുക.
23 സ്ഥാപന മേധാവികള്ക്കും നര്വ്വഹണ ഉദ്യോഗസ്ഥര്കര്ക്കും നിര്വ്വഹണ ഉദ്യോഗസ്ഥര്ക്കും അലോട്ടുമെന്റുകള് യഥാസമയം നല്കുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
24 നിയമസഭ ചോദ്യങ്ങള്, വിവരാവകാശ നിയമപ്രകാരമുള്ള അപേക്ഷകള് കോടതികള്, നീതിന്യായ സംവിധാനങ്ങള് നിയമസഭാ സമിതികള് വിവിധ കമ്മീഷനുകള് മുതലായവയ്ക്കുള്ള മറുപടികള്ക്ക് അടിയന്തിര പരിഗണന നല്കി സെക്ഷനുകള് യഥാസമയം മറുപടി ലഭ്യമാക്കുന്നുണ്ടെന്നും സര്ക്കാര്, പഞ്ചായത്ത് ഡയറക്ടര്, മറ്റ് വകുപ്പുകള് എന്നിവയ്ക്കുള്ള മറുപടികള്/റിപ്പോര്ട്ടുകള് എന്നിവ ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷനുകള് സമയബന്ധിതമായി നല്കുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
25 കോടതി ആവശ്യങ്ങള്ക്കൊഴിച്ചുള്ള മറ്റ് ആവശ്യങ്ങള്ക്കായി വേണ്ടിവരുന്ന ഓണര്ഷിപ്പ്,റസിഡന്ഷ്യല്, ബി പി എല് സര്ട്ടിഫിക്കറ്റുകള് എന്നിവ സെക്രട്ടറിയ്ക്ക് വേണ്ടി ഒപ്പിട്ട് നല്കുക.
26 പഞ്ചായത്ത് യോഗങ്ങളുടെ പരിഗണനയ്ക്ക് വരേണ്ട കാര്യങ്ങള് വിവിധ സെക്ഷനുകള്ക്കായി ബന്ധപ്പെട്ട അജണ്ട രജിസ്റ്ററില് ഉള്പ്പെടുത്തുന്നതിന് സെക്രട്ടറിയ്ക്ക് നല്കുക.
27 സര്ക്കാര്, പഞ്ചായത്ത് ഡയറക്ടര്, ജില്ലാ കളക്ടര്, പഞ്ചായത്ത് ഡപ്യൂട്ടി ഡയറക്ടര് ഇതര ഡിപ്പാര്ട്ട്മെന്റ് അധികാരികള് എന്നിവര് വിളിച്ചു ചേര്ക്കുന്ന പ്രതിമാസ കോണ്ഫറന്സുകള് ഇതര അവലോകന യോഗങ്ങള് എന്നിവയിലേയ്ക്ക് ആവശ്യമായ റിപ്പോര്ട്ടുകളും ഇതര വിഷയങ്ങളും ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷനുകളില് നിന്നും സമയബന്ധിതമായി നിശ്ചിത യോഗത്തിനു മുമ്പായി ലഭ്യമാക്കി സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തി സെക്രട്ടറിയ്ക്ക് സമര്പ്പിക്കുക.
28 സെക്രട്ടറിയുടെ നിര്ദ്ദേശപ്രകാരവും സെക്രട്ടറിയുടെ അഭാവത്തിലും വിവിധ യോഗങ്ങളില് പങ്കെടുക്കുകയും റിപ്പോര്ട്ടുകള് സമര്പ്പിക്കുയും ചെയ്യുക.
29 മുകളില് പ്രതിപാദിച്ചിട്ടുള്ള കര്ത്തവ്യങ്ങള്ക്ക് പുറമേ സെക്രട്ടറിയും പ്രസിഡന്റും യഥാസമയങ്ങളില് ഏല്പിക്കുന്ന മറ്റ് ജോലികളും നിര്വ്വഹിക്കുക.
30 വസ്തു നികുതി പരിഷ്കരണവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട വേരിഫൈയിംഗ് ഓഫീസര് എന്ന നിലയില് പ്രവര്ത്തിക്കുകയും വസ്തു നികുതി പരിഷ്കരണത്തില് അപാകതകള് ഉണ്ടായിട്ടില്ലെന്നും പഞ്ചായത്തിന് ഇതുവഴി ധനനഷ്ടം ഉണ്ടായിട്ടില്ലെന്നും ജീവനക്കാരുടെ സഹായത്തോടെ ഉറപ്പാക്കുക.
31 കൂടാതെ സെക്രട്ടറി, പ്രസിഡന്റ് എന്നിവര് ഏല്പിക്കുന്ന മറ്റ് ചുമതലകള് നിര്വ്വഹിക്കുക.
ഹെഡ്ക്ലാര്ക്ക് - തോംസണ് ജോര്ജ്
1 എം ഒ പി പ്രകാരം നിര്ദ്ദേശിക്കപ്പെട്ടിട്ടുള്ള മിനിസ്റ്റീരിയല് തലവനായി പ്രവര്ത്തിക്കുകയും ഓഫീസിന്റെ സുഗമവും കാര്യക്ഷമവും ഫലപ്രദവുമായ പ്രവര്ത്തനത്തിന് ആവശ്യമായ ഉത്തരവാദിത്തങ്ങളും കര്ത്തവ്യങ്ങളും കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് നിയമത്തിലും മറ്റ് നിയമങ്ങളിലും ചട്ടങ്ങളിലും മാര്ഗ്ഗനിര്ദ്ദേശങ്ങളിലും നിര്ദ്ദേശിക്കപ്പെട്ടിട്ടുള്ള പ്രകാരം നിര്വ്വഹിക്കേണ്ടതാണ്.
2 ജീവനക്കാരുടെ അറ്റന്ഡന്സ് രജിസ്റ്റര് , കാഷ്വല് ലീവ് രജിസ്റ്റര് എന്നിവയുടെ കസ്റ്റോഡിയനും കാര്യകര്ത്താവും ആയിരിക്കുന്നതാണ്. ജീവനക്കാരുടെ ചുമതല നിര്വ്വഹണത്തില് ആവശ്യമായ പിന്തുണാ സംവിധാനം ഉറപ്പുവരുത്തേണ്ടതാണ്.
3 ജീവനക്കാരുടെ അറ്റന്ഡന്സ് ഫ്രണ്ട് ഓഫീസ് ഡ്യൂട്ടി രജിസ്റ്റര്, മൂവ്മെന്റ് രജിസ്റ്ററുകള് വിതരണ രജിസ്റ്റര്, ഫ്രണ്ട് ഓഫീസ് ഡയറി എന്നിവ പ്രതിദിനം പരിശോധിക്കേണ്ടതും സമയബന്ധിതമായി ക്ലോസ് ചെയ്ത് സമര്പ്പിക്കേണ്ടതുമാണ്.
4 ഈ ഉത്തരവിലെ നിബന്ധനകള്ക്ക് വിധേയമായി ഓഫീസിലെ ജോലികള് സെക്ഷനുകള്ക്ക് ഏല്പിച്ചുകൊടുക്കേണ്ടതും ഉത്തരവ് നടപ്പാക്കി എന്ന് ഉറപ്പാക്കേണ്ടതുമാണ്.
5 ഓഫീസിന്റെ സുഗമമായ പ്രവര്ത്തനം ഏകോപിപ്പിക്കുകയും ജീവനക്കാര്ക്ക് മാര്ഗ്ഗ നിര്ദ്ദേശം നല്കുകയും മേല് നോട്ടം വഹിക്കുകയും പ്രവര്ത്തനങ്ങള് സമയബന്ധിതമായി നടക്കുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പ് വരുത്തുകയും രജിസ്റ്ററുകളില് ആവശ്യമായ ചേര്ക്കലുകള് നടക്കുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പ് വരുത്തുകയും ചെയ്യേണ്ടതാണ്.
6 ഫ്രണ്ട് ഓഫീസ് സൂപ്പര്വൈസര് എന്ന നിലയില് ഫ്രണ്ട് ഓഫീസിന്റെ പ്രവര്ത്തനം സുഗമമായി നടക്കുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കേണ്ടതാണ്. ഫ്രണ്ട് ഓഫീസ് ചുമതല നിര്വ്വഹിക്കുന്നതിന് ആവശ്യമായ ജീവനക്കാരെ പ്രതിദിനം റോട്ടേഷന്റെ അടിസ്ഥാനത്തില് നിയോഗിക്കുയും ആയതിന്റെ രജിസ്റ്റര് സൂക്ഷിക്കുകയും ഫ്രണ്ട് ഓഫീസിന്റെ സേവന പ്രദാനതയുടെ കാര്യക്ഷമത വിലയിരുത്തുകയും അപാകതകള് പരിഗണിക്കുന്നതിന് യഥാസമയം നിര്ദ്ദേശങ്ങള് നല്കുകയും ചെയ്യേണ്ടുന്നതാണ്. ഫ്രണ്ട് ഓഫീസില് നിന്നും ലഭിക്കുന്ന തപാലുകള് സെക്രട്ടറി, പ്രസിഡന്റ് എന്നിവര് കാണേണ്ടതായുള്ള ഫയലുകള് അവര്ക്ക് സമയബന്ധിതമായി നല്കുകയും യഥാസമയം തിരികെ ലഭ്യമാക്കി സെക്ഷനുകള്ക്ക് വിതരണം ചെയ്യേണ്ടതുമാണ്. സെക്രട്ടറി, പ്രസിഡന്റ് എന്നിവര് കാണേണ്ടുന്ന തപാലുകള് അവര് കാണാതെ നേരിട്ടു സെക്ഷനുകളിലേയ്ക്ക് പോകുന്നതുമൂലമുണ്ടാകുന്ന വീഴ്ചകള്ക്ക് ജൂണിയര് സൂപ്രണ്ട് ഉത്തരവാദിയായിരിക്കുന്നതാണ്.
7 സെക്രട്ടറി ഓഫീസില് ഇല്ലാത്ത സാഹചര്യത്തില് ലഭിക്കുന്ന തപാലുകള് പരിശോധിച്ച് അടിയന്തിര പ്രാധാന്യമുള്ളവ സെക്ഷനില് നല്കി തുടര് നടപടികള് സ്വീകരിക്കേണ്ടതും ആയത് തുടര്ന്ന് സെക്രട്ടറിയുടെ ശ്രദ്ധയില്പെടുത്തേണ്ടതുമാണ്.
8 സെക്രട്ടറിയുടെ അഭാവത്തില് അടിയന്തിര ഘട്ടങ്ങളില് ഭരണപരമായ നടപടികള് യഥാവിധി നടത്തേണ്ടതുമാണ്.
9 സെക്ഷനുകള് മേല്നടപടിയ്ക്കായി സമര്പ്പിക്കുന്ന എല്ലാ ഫയലുകളും രേഖകളും പരിശോധന നടത്തി ആവശ്യമായ മേല്കുറിപ്പോടുകൂടി സെക്രട്ടറിയ്ക്ക് സമര്പ്പിക്കേണ്ടതാണ്.
10 ക്ലാര്ക്കുമാര് ഓഫീസ് ഫയലുകളും, രജിസ്റ്ററുകളും റിക്കാര്ഡുകളും യഥാവിധി സൂക്ഷിക്കുന്നുണ്ട് എന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക
11 ക്ലാര്ക്കുമാരുടെ പേഴ്സനല് രജിസ്റ്ററുകളും മറ്റു രജിസ്റ്ററുകളും പെന്ഡിംഗ് ഫയലുകള് എന്നിവ യഥാസമയങ്ങളില് പരിശോധിച്ച് സെക്രട്ടറിയ്ക്ക് സമര്പ്പിക്കേണ്ടതാണ്.
12 വാര്ഷിക ബഡ്ജറ്റ്, ഭരണ റിപ്പോര്ട്ട്, വാര്ഷിക ധനകാര്യ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് മുതലായവ യഥാസമയം തയ്യാറാക്കുന്നതിന് അക്കൗണ്ടിന്റിന് മാര്ഗ്ഗ നിര്ദ്ദേശങ്ങള് നല്കുകയും ഇതിനാവശ്യമായ വിവരങ്ങള് ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷനുകള് ലഭ്യമാക്കുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുകയും ചെയ്യുക.
13 പഞ്ചായത്തിലേയ്ക്ക് വരേണ്ട നികുതികളും ഫീസുകളും നിയമാനുസൃതം ചുമത്തുന്നുണ്ടെന്നും അപാകതകള് കൂടാതെ യഥാവിധി പിരിച്ചെടുക്കുന്നുണ്ടെന്നും ഉറപ്പുവരുത്തുക.
14 ഓരോ ദിവസത്തെയും വരവുകള് പരിശോധിക്കുകയും വരവുകള് യഥാസമയം പൂര്ണ്ണമായി പഞ്ചായത്ത് അക്കൗണ്ടില് അടയ്ക്കുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുകയും രജിസ്റ്റര് സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യുക.
15 ചെക്കുകള്/ഡ്രാഫ്റ്റുകള് എന്നിവ യഥാസമയം രജിസ്റ്ററില് ചേര്ത്ത് യഥാസമയം പഞ്ചായത്ത് അക്കൗണ്ടില് അടയ്ക്കുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
16 ക്യാഷ് ബുക്ക് പ്രതിമാസം പരിശോധിച്ച് ഇടപാടുകള് കൃത്യമാണെന്ന് സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തി സെക്രട്ടറിയ്ക്ക് നല്കുക.
17 അക്കൗണ്ടിംഗ് നടപടികള് യഥാസമയം നടക്കുന്നുണ്ട്എന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
18 വിവിധ ആവശ്യങ്ങള്ക്കായി ട്രഷറി പഞ്ചായത്ത് അക്കൗണ്ടില് നിന്നും പിന്വലിക്കുന്ന തുകകള് നിശ്ചിത സമയത്തിനകം വിതരണം ചെയ്യുന്നുണ്ടെന്നും വിതരണം ചെയ്യാനാകാതെ ബാക്കി വരുന്ന തുകയും മടങ്ങി വരുന്ന പെന്ഷന് തുകയും യഥാസമയം ബന്ധപ്പെട്ട അക്കൗണ്ടുകളില്/ഹെഡ്ഡുകളില് യഥാസമയം അടയ്ക്കുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പ് വരുത്തുക.
19 പെര്ഫോര്മന്സ് ഓഡിറ്റ്, ലോക്കല്ഫണ്ട് ഓഡിറ്റ് , എ ജി ഓഡിറ്റ് തുടങ്ങിയ ആഡിറ്റ് ടീമുകള്ക്കും വിവിധ പരിശോധനകള്ക്കും അവരുടെ റിക്വിസിഷന് അനുസരിച്ചുള്ള റിക്കോര്ഡുകള് രേഖകള്, രജിസ്റ്ററുകള് മുതലായവ യഥാസമയം ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷനുകള് ലഭ്യമാക്കുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുകയും ഓഡിറ്റ് ടീമുകള് ആവശ്യപ്പെടുന്ന വിവരങ്ങള് ലഭ്യമാക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുകയും ചെയ്യുക.
20 വര്ക്ക് ബില്ലുകള്, എസ്റ്റാബ്ലീഷ്മെന്റ് ബില്ലുകള് കണ്ടീജന്റ് ബില്ലുകള് മുതലായവ എല്ലാ ബില്ലുകളും നിലവിലുള്ള നിയമങ്ങള്ക്കും ചട്ടങ്ങള്ക്കും മാര്ഗ്ഗ നിര്ദ്ദേശങ്ങള്ക്കും വിധേയമായാണ് തയ്യാറാക്കിയിട്ടുള്ളതെന്ന് പരിശോധിച്ച് ഉറപ്പുവരുത്തി സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തി സെക്രട്ടറിക്ക് നല്കുക.
21 പഞ്ചായത്ത് കൊടുക്കേണ്ട വായ്പാ ഗഡുക്കള്, റീസന്റായി വരുന്ന കണ്ടീജന്റ് ചെലവുകള് എന്നിവ യഥാസമയം ഒടുക്കുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
22 അനിവാര്യ ചുമതലകള്, പദ്ധതി, പദ്ധതിയേതര പ്രവര്ത്തനങ്ങള് എന്നിവ യഥാസമയം നിര്വ്വഹിക്കുന്നുണ്ടെന്നും ഇവയ്ക്കാവശ്യമായ നിയമാനുസൃത ചെലവുകള് യഥാസമയം ചെയ്യുന്നുണ്ടെന്നും ഉറപ്പുവരുത്തുക.
23 സ്ഥാപന മേധാവികള്ക്കും നര്വ്വഹണ ഉദ്യോഗസ്ഥര്കര്ക്കും അലോട്ടുമെന്റുകള് യഥാസമയം നല്കുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
24 നിയമസഭ ചോദ്യങ്ങള്, വിവരാവകാശ നിയമപ്രകാരമുള്ള അപേക്ഷകള് കോടതികള്, നീതിന്യായ സംവിധാനങ്ങള് നിയമസഭാ സമിതികള് വിവിധ കമ്മീഷനുകള് മുതലായവയ്ക്കുള്ള മറുപടികള്ക്ക് അടിയന്തിര പരിഗണന നല്കി സെക്ഷനുകള് യഥാസമയം മറുപടി ലഭ്യമാക്കുന്നുണ്ടെന്നും സര്ക്കാര്, പഞ്ചായത്ത് ഡയറക്ടര്, മറ്റ് വകുപ്പുകള് എന്നിവയ്ക്കുള്ള മറുപടികള്/റിപ്പോര്ട്ടുകള് എന്നിവ ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷനുകള് സമയബന്ധിതമായി നല്കുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
25 കോടതി ആവശ്യങ്ങള്ക്കൊഴിച്ചുള്ള മറ്റ് ആവശ്യങ്ങള്ക്കായി വേണ്ടിവരുന്ന ഓണര്ഷിപ്പ്,റസിഡന്ഷ്യല്, ബി പി എല് സര്ട്ടിഫിക്കറ്റുകള് എന്നിവ സെക്രട്ടറിയ്ക്ക് വേണ്ടി ഒപ്പിട്ട് നല്കുക.
26 ജനന- മരണ സബ് രജിസ്റ്റാര് എന്ന നിലയില് പ്രവര്ത്തിക്കുകയും റൂള് 12 പ്രകാരമുള്ള സര്ട്ടിഫിക്കറ്റുകള് ഒപ്പിട്ടു നല്കുകയും ചെയ്യുക.
27 പഞ്ചായത്ത് യോഗങ്ങളുടെ പരിഗണനയ്ക്ക് വരേണ്ട കാര്യങ്ങള് വിവിധ സെക്ഷനുകള്ക്കായി ബന്ധപ്പെട്ടവ അജണ്ട രജിസ്റ്ററില് ഉള്പ്പെടുത്തുന്നതിന് സെക്രട്ടറിയ്ക്ക് നല്കുക.
28 സര്ക്കാര്, പഞ്ചായത്ത് ഡയറക്ടര്, ജില്ലാ കളക്ടര്, പഞ്ചായത്ത് ഡപ്യൂട്ടി ഡയറക്ടര് ഇതര ഡിപ്പാര്ട്ട്മെന്റ് അധികാരികള് എന്നിവര് വിളിച്ചു ചേര്ക്കുന്ന പ്രതിമാസ കോണ്ഫറന്സുകള് ഇതര അവലോകന യോഗങ്ങള് എന്നിവയിലേയ്ക്ക് ആവശ്യമായ റിപ്പോര്ട്ടുകളും ഇതര വിഷയങ്ങളും ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷനുകളില് നിന്നും സമയബന്ധിതമായി നിശ്ചിത യോഗത്തിനു മുമ്പായി ലഭ്യമാക്കി സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തി സെക്രട്ടറിയ്ക്ക് സമര്പ്പിക്കുക.
29 സെക്രട്ടറിയുടെ നിര്ദ്ദേശപ്രകാരവും സെക്രട്ടറിയുടെ അഭാവത്തിലും വിവിധ യോഗങ്ങളില് പങ്കെടുക്കുകയും റിപ്പോര്ട്ടുകള് സമര്പ്പിക്കുയും ചെയ്യുക.
30 തന്റേയും വിവിധ സെക്ഷനുകളുടേയും ഉപയോഗത്തിലുള്ള അലമാരകളുടേയും മേശകളുടേയും കരുതല് താക്കോലുകള് എന്നിവ സൂക്ഷിക്കുക. പഞ്ചായത്ത് ആഫീസ് ഉള്പ്പെടെയുള്ള ആസ്തികളുടെ താക്കോലുകള് സൂക്ഷിക്കുക. ആഫീസിവെ എല്ലാ സീലുകളും സുരക്ഷിതമായി സൂക്ഷിക്കുകയും സീലുകള് ദുരുപയോഗം ചെയ്യപ്പെടുന്നില്ല എന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുകയും ചെയ്യുക.
31 സെക്ഷനുകള് ചാര്ജ്ജ് കൈമാറുമ്പോള് നിലവിലുള്ള ഓഫീസ് ഉത്തരവ് പ്രകാരം ചാര്ജ്ജ് ഹാന്ഡ് ഓവര് രജിസ്റ്ററില് രേഖപ്പെടുത്തി ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷന്റെ ഉത്തരവാദിത്വത്തിലുള്ള എല്ലാ ഫയലുകളും രജിസ്റ്ററുകളും ഇതര രേഖകളും യഥാവിധി കൈകമാറുന്നുണ്ടെന്നും രജിസ്റ്ററുകളും ഫയലുകളും അപ്റ്റുഡേറ്റ് ആക്കിയെന്നും ചാര്ജ്ജ് ഏറ്റെടുക്കുന്ന സെക്ഷന് മുഖേന ഉറപ്പുവരുത്തി സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തി സെക്രട്ടറിയ്ക്ക് നല്കുക.
32 അസി. ഇലക്ട്രല് രജിസ്ട്രേഷന് ഓഫീസര്, വിവരാവകാശ നിയമപ്രകാരം ഗ്രാമപഞ്ചായത്ത് ഓഫീസിലെ അസി. പബ്ലിക് ഇന്ഫോര്മേഷന് ഓഫീസര് എന്നീ നിലകളില് നിയമാനുകൃതം പ്രവര്ത്തിക്കുക.
33 ഓരോ മാസാരംഭത്തിനും മുമ്പായി മാസത്തിലെ ഒന്നാം തീയതി മുതല് അവസാന തീയതി വരെയുള്ള പ്രവര്ത്തി ദിവസങ്ങളിലെ ഫ്രണ്ട് ഓഫീസ് ചുമതല നിര്വ്വിഹിക്കുന്നതില് ക്രമ പ്രകാരമുള്ള ഡ്യൂട്ടി ചാര്ജ്ജ് ജൂനിയര് സൂപ്രണ്ട് തയ്യാറാക്കി നടപ്പാക്കേണ്ടതാണ്.
34 ഓഫീസ് സൂപ്പര്വൈസര് എന്ന നിലയിലുള്ളതും തസ്തിക ചുമതലകളും വിഷയാനുബന്ധങ്ങളും മറ്റു ജീവനക്കാര് നിര്വ്വഹിക്കുന്നു എന്നിതിന്റെയും പൂര്ണ്ണ ഉത്തരവാദിത്തങ്ങള് നിര്വ്വഹിക്കുക.
35 മുകളില് പ്രതിപാദിച്ചിട്ടുള്ള കര്ത്തവ്യങ്ങള്ക്ക് പുറമേ സെക്രട്ടറിയും പ്രസിഡന്റും യഥാസമയങ്ങളില് ഏല്പിക്കുന്ന മറ്റ് ജോലികളും നിര്വ്വഹിക്കുക.
36 വസ്തു നികുതി പരിഷ്കരണവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട വേരിഫൈയിംഗ് ഓഫീസര് എന്ന നിലയില് പ്രവര്ത്തിക്കുകയും വസ്തു നികുതി പരിഷ്കരണത്തില് അപാകതകള് ഉണ്ടായിട്ടില്ലെന്നും പഞ്ചായത്തിന് ഇതുവഴി ധനനഷ്ടം ഉണ്ടായിട്ടില്ലെന്നും ജീവനക്കാരുടെ സഹായത്തോടെ ഉറപ്പാക്കുക.
37 ഈസ് ഓഫ് ഡൂയിംഗ് ബിസിനസ്സിന്റെ ഭാഗമായുള്ള കെ സിഫ്റ്റ് ഓണ്ലൈന് ആപ്ലിക്കേഷന് വഴി വരുന്ന എല്ലാ അപേക്ഷയും തുറന്നു പരിശോധിച്ച് നടപടി സ്വീകരിക്കേണ്ടതിനുള്ള വെരിഫെയറായി പ്രവര്ത്തിക്കുകൂടാതെ സെക്രട്ടറി, പ്രസിഡന്റ് എന്നിവര് ഏല്പിക്കുന്ന മറ്റ് ചുമതലകള് നിര്വ്വഹിക്കുക.
അക്കൗണ്ടന്റ് (സെക്ഷന് - എ സി റ്റി )- ശ്രീമതി ശാലിനി ജോസഫ്
1 സ ഉ (കെ) നം 150/2009 തസ്വഭവ തീയതി 1/8/2009 നിര്ദ്ദേശിക്കുന്ന പ്രകാരവും 2011 ലെ കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് അക്കൗണ്ട്സ് ചട്ടങ്ങള് പ്രകാരവുമുള്ള ചുമതലകള് നിര്വ്വഹിക്കുക.
2 പഞ്ചായത്തിന്റെ ധനകാര്യ മാനേജ്മെന്റ് സംബന്ധിച്ച നടപടികള് നിയമാനുസൃതം സമയബന്ധിതമായി സ്വീകരിക്കുക.
3 പഞ്ചായത്തിന്റെ വരവുകള്, വായ്പകള്, നിക്ഷേപങ്ങള് ബാദ്ധ്യതകള് സംബന്ധിച്ച വിലയിരുത്തല് നടത്തി തുടര് നടപടി സ്വീകരിക്കുക.
4 ബജറ്റ് തയ്യാറാക്കുന്നതിനായി നിയോഗിക്കപ്പെട്ട ഉദ്യോഗസ്ഥനായി പ്രവര്ത്തിക്കുക.
5 സമയബന്ധിതമായി ബജറ്റ്, റിവൈസ്ഡ് ബജറ്റ്, സപ്ലിമെന്ററി ബജറ്റ് തുടങ്ങിയവ തയ്യാറാക്കി പാസ്സാക്കുന്നതിന് ആവശ്യമായ നടപടികള് സ്വീകരിക്കുകയും സ്റ്റാന്ഡിംഗ് കമ്മറ്റികള്ക്കും നിര്വ്വഹണ ഉദ്യോഗസ്ഥര്ക്കും ആവശ്യമായ വിവരങ്ങള് നല്കുകയും ശേഖരിക്കുകയും ചെയ്യുക.
6 പഞ്ചായത്തിന് ലഭ്യമാക്കുന്നതും പഞ്ചായത്ത് കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതുമായ മുഴുവന് ഫണ്ടുകളും സംബന്ധിച്ച് അക്കൗണ്ടുകള് തയ്യാറാക്കി സൂക്ഷിക്കുക.
7 വൈകുന്നേരം 4.30 നകം ക്യാഷ്ബുക്ക് ,സബ്സിഡിയറി ക്യാഷ്ബുക്ക് എന്നിവ തയ്യാറാക്കി ജൂനിയര് സൂപ്രണ്ട് മുഖേന സെക്രട്ടറിയ്ക്ക് സമര്പ്പിക്കുക.
8 വരവുകള് യഥാസമയം പഞ്ചായത്തിന്റെ അക്കൗണ്ടില് നിക്ഷേപിക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പാക്കുകയും ബന്ധപ്പെട്ട രേഖകള് സൂക്ഷിക്കുകയും ചെയ്യുക.
9 ചെക്ക് ബുക്കുകളുടെ സുരക്ഷിതമായ സൂക്ഷിപ്പിന് ഉത്തരവാദിയായി സെക്രട്ടറി പുറപ്പെടുവിക്കുന്ന തുക നല്കാനുള്ള ഉത്തരവുകളുടേയും, സെക്രട്ടറി അംഗീകരിച്ചു നല്കുന്ന ബില്ലുകളുടേയും അടിസ്ഥാനത്തില് ബന്ധപ്പെട്ടവര്ക്ക് ചെക്ക്മുഖേനയും മറ്റും തുക അനുവദിക്കുന്നതിന് എഴുതി സമര്പ്പിക്കുകയും യഥാവിധി തുടര്നടപടി സ്വീകരിക്കുകയും ചെയ്യുക.
10 ചെക്കുകള് തയ്യാറാക്കി നല്കുമ്പോള് ക്രമക്കേടുകള്ക്ക് ബാദ്ധ്യതയില്ലാത്ത വിധം ശൂന്യസ്ഥലം ഒഴിവാക്കുകയും അക്കൗണ്ട് പേ ചെക്കുകളില് ആവശ്യമായ രേഖപ്പെടുത്തലുകള് വരുത്തിയും നല്കപ്പെടുന്ന വ്യക്തികളുടെ ആധികാരികതയും അര്ഹതയും ഉറപ്പാക്കിയും വിതരണം ചെയ്യുക. ട്രഷറി അക്കൗണ്ട്, ബാങ്ക് അക്കൗണ്ട്, പാസ്ബുക്കുകള് സൂക്ഷിച്ച് അക്കൗണ്ടുകള് അതാത് മാസം റീ കണ്സീലിയേഷന് ടത്തി ക്ലോസിംഗ് ബാലന്സ് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് നല്കുക. വാര്ഷിക ക്ലോസിംഗ് ബാലന്സ് സര്ട്ടിഫിക്കറ്റും തയ്യാറാക്കുക.
11 ഇതര സെക്ഷനുകളില് നിന്നും തയ്യാറാക്കി ലഭിക്കുന്ന ബില്ലുകളില് പ്രസിഡന്റിന്റെ ഓതറൈസേഷന് ഉറപ്പാക്കി ബില് ബുക്കില് ചേര്ത്ത് സമയബന്ധിതമായി സമര്പ്പിക്കുകയും പഞ്ചായത്തിന്റെ ബന്ധപ്പെട്ട അക്കൗണ്ടുകളില് വരവ് വയ്ക്കുന്നുണ്ടെന്ന് സര്ക്കാരിന്റെ കാലാകാലങ്ങളിലുള്ള സാമ്പത്തിക നിയന്ത്രണങ്ങള് കൂടി കണക്കിലെടുത്ത് ഉറപ്പാക്കുകയും ചെയ്യുക.
12 ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷന്റെ സഹായത്തോടെ നിര്വ്വഹണം ഉദ്യോഗസ്ഥര്ക്കടക്കമുള്ള അലോട്ട്മെന്റുകള് തയ്യാറാക്കി നല്കുക.
13 അലോട്ട്മെന്റുകള് ലഭിക്കുന്ന മുറയ്ക്ക് യഥാസമയം അക്കൗണ്ടില് ചേര്ക്കാന് നടപടികള് സ്വീകരിക്കുക. നല്കുന്ന അലോട്ട്മെന്റുകളുടെ ട്രഷറി കോപ്പി നേരിട്ട് ട്രഷറിയിലെത്തിക്കുന്നതിനുള്ള നടപടി സ്വീകരിക്കുക.
14 വിവിധ ഫണ്ടുകളുടെ ലഭ്യത വിനിയോഗം എന്നിവ സംബന്ധിച്ച് സര്ക്കാരില് നിന്നും, അക്കൗണ്ട് ജനറലില് നിന്നും വിവിധ ഡിപ്പാര്ട്ടുമെന്റുകളില് നിന്നും അക്കൗണ്ടുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് ലഭിക്കുന്ന തപാലുകള്ക്ക് മറുപടി തയ്യാറാക്കി നല്കുക.
15 ധനവിനിയോഗവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട എല്ലാ തപാലുകളും റിട്ടേണുകളും തയ്യാറാക്കുക. ബജറ്റ് കണ്ട്രോള് പാലിക്കുക.
16 വാറ്റ്, ഇന്കം ടാക്സ്, വെല്ഫയര് ഫണ്ട് തുടങ്ങിയ നിയമാനുസൃത ഡിഡക്ഷന്സ് അതാതു ഹെഡ്ഡില് അതാത് സമയം എഴുതി രജിസ്റ്ററില് രേഖപ്പെടുത്തുകയും അത് സംബന്ധിച്ച സാക്ഷ്യപത്രങ്ങള് വകുപ്പുകള്ക്കും തുക ഈടാക്കപ്പെട്ടവര്ക്കും നല്കി എന്ന് ഉറപ്പാക്കുക. ഈടാക്കിയ തുകകള് യഥാസമയം ഒടുക്കാത്തതുമൂലം ഉണ്ടാകുന്ന ബാദ്ധ്യതകള്ക്കും ഇതര നടപടികള്ക്കും അക്കൗണ്ടന്റിന് വ്യക്തിപരമായ ഉത്തരവാദിത്വം ഉണ്ടായിരിക്കും.
17 നിശ്ചിത മാതൃകയിലുള്ള പ്രതിമാസ അക്കൗണ്ട്, ഓരോ മാസത്തെയും വരവ് ചെലവ് കണക്കുകള് എന്നിവ അടുത്ത മാസം 10-ാം തീയതിയ്ക്ക് മുമ്പായി തയ്യാറാക്കി ധനകാര്യ സ്റ്റാന്ഡിംഗ് കമ്മറ്റിയില് സമര്പ്പിക്കുക.
18 മാസാന്ത്യ ഡിമാന്റ് കളക്ഷന് ബാലന്സ് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് ഓരോ മാസവും അവസാനിച്ച് അടുത്ത രണ്ട് പ്രവര്ത്തി ദിവസത്തിനുള്ളില് തയ്യാറാക്കി അധികാരികള്ക്ക് സമര്പ്പിക്കുന്നതിനുള്ള തുടര്നടപടി സ്വീകരിക്കുക.
19 പ്രതിമാസ വരവുചെലവുകള് രേഖപ്പെടുത്തി വാര്ഷിക ധനകാര്യ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ്, വാര്ഷിക മൂലധന ചെലവ് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് കിട്ടാനുള്ളവയുടേയും കൊടുക്കുവാനുള്ളവയുടേയും വര്ഷാന്ത്യ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ്, വര്ഷാന്ത്യ നീക്കിയിരിപ്പ് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ്, വര്ഷാന്ത്യ ബാക്കി നില്കുന്ന തുകയുടെ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് എന്നിവ തയ്യാറാക്കി അംഗീകാരം വാങ്ങി ജൂലൈ 31 നകം ലോക്കല് ഫണ്ട് ഓഡിറ്റ് അധികാരികള്ക്കും മററ് ബന്ധപ്പെട്ട അധികാരികള്ക്കും സമര്പ്പിക്കുക.
20 വാര്ഷിക ബജറ്റും ഭരണ റിപ്പോര്ട്ടും നിയമാനുസൃതമുള്ള കാലാവധിക്ക് മുമ്പായി തയ്യാറാക്കുന്നതിന് ധനകാര്യസ്റ്റാന്ഡിംഗ് കമ്മറ്റിയ്ക്ക് ആവശ്യമായ എല്ലാ ഡാറ്റാകളും യഥാവിധി നല്കുക.
21 പേയ്മെന്റിനായി നല്കുന്ന ബില്ലുകളും അനുബന്ധ രേഖകളും അടങ്ങുന്ന വൗച്ചറുകള് സുരക്ഷിതമായി സൂക്ഷിക്കുക. ഓരോ മാസത്തേയും വൗച്ചറുകള് പ്രത്യേകമായി ബൈന്ഡ് ചെയ്ത് സൂക്ഷിക്കുക.
22 വൗച്ചറുകള് നഷ്ടപ്പെട്ടാല്/യഥാസമയം ആഡിറ്റ് അധികാരികള്ക്ക് ഹാജരാകാതിരുന്നാല് അതിന്റെ പൂര്ണ്ണ ഉത്തരവാദിത്തം. അക്കൗണ്ടന്റിന് വ്യക്തിപരമായി ഉണ്ടായിരിക്കുന്നതാണ്. ചാര്ജ്ജ് ഹാന്ഡ് ഓവര് ചെയ്യുന്ന സമയത്ത് ഓരോ വൗച്ചറിന്റേയും നമ്പരിട്ട് ചാര്ജ്ജ് ഹാന്ഡ് ഓവര് രജിസ്റ്ററില് രേഖപ്പെടുത്തി ചാര്ജ്ജെടുക്കുന്ന അക്കൗണ്ടന്റിന് ജൂണിയര് സൂപ്രണ്ടിന്റെ സാന്നിദ്ധ്യത്തില് ബോദ്ധ്യപ്പെടുത്തി ചാര്ജ്ജ് കൈമാറേണ്ടതാണ്.
23 ഗ്രാമസഭകള് ചേരുന്നതു സംബന്ധിച്ച വിവരം ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷനുകളില് നിന്നും ലഭിച്ചു കഴിഞ്ഞാല് ഗ്രാമസഭയില് അച്ചടിച്ചു വിതരണം ചെയ്യുന്നതിനായി അക്കൗണ്ടുകള് സംബന്ധിച്ച സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് തയ്യാറാക്കി ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷനില് ഏല്പിക്കുക.
24 കാലാവധി കഴിഞ്ഞ ഡെപ്പോസിറ്റുകള് പഞ്ചായത്തിന്റെ ഫണ്ടില് മുതല്കൂട്ടുക. ഡെപ്പോസിറ്റുകള് അഡ്വാന്സുകള് എന്നിവ സംബന്ധിച്ച നിയമാനുസൃത നടപടികള് സ്വീകരിക്കുക.
25 അക്കൗണ്ടുമായി ബന്ധപ്പെട്ട രജിസ്റ്ററുകളും ഫയലുകളും തയ്യാറാക്കി സൂക്ഷിക്കുക.
26 അക്കൗണ്ടന്റിന് തന്റെ ചുമതല വിഷയവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ഏത് വിവരവും സെക്ഷനുകളില് നിന്നും നേരിട്ട് ശേഖരിക്കാവുന്നതാണ് ചുമതല നിര്വ്വഹണവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് അതാതു സെക്ഷനുകള് സ്വീകരിക്കേണ്ട നടപടികള് ചെയ്യുന്നതിന് നേരിട്ട് നിര്ദ്ദേശിക്കാവുന്നതാണ്.
27 ചെക്കായി പണം നല്കുമ്പോള് ബില്ലില് ചെക്ക് നമ്പര് ആയി പണം നല്കി എന്ന് അക്കൗണ്ടന്റ് രേഖപ്പെടുത്തി സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്.
28 ചെക്ക് ബുക്കുകള് അക്കൗണ്ടന്റിന്റെ കസ്റ്റഡിയില് പൂട്ടി സൂക്ഷിക്കേണ്ടതാണ്.
29 ചെക്ക് നല്കുന്നതിന് മുമ്പ് ബാങ്ക്, ട്രഷറി അക്കൗണ്ടില് ആവശ്യത്തിനുള്ള നീക്കിയിരിപ്പ് ഉണ്ട് എന്ന് അക്കൗണ്ടന്റ് ഉറപ്പുവരുത്തേണ്ടതാണ്.
30 ചെക്ക് എഴുതുന്നത് അക്കൗണ്ടന്റിന്റെ ഉത്തരവാദിത്വമാണ്.
31 ഓരോ ചെക്കും ഇംഗ്ലീഷിലോ മലയാളത്തിലോ എഴുതാവുന്നതും യഥാര്ത്ഥത്തില് പണം കൊടുക്കുവാനുള്ള വ്യക്തിയുടെ പേരില് നല്കേണ്ടതുമാണ്.
32 ചെക്ക് തയ്യാറാക്കുമ്പോള് സുരക്ഷിതത്വത്തിനായി ചെക്കില് രേഖപ്പെടുത്തിയ രൂപയുടെ തൊട്ടുമുകളിലത്തെ രൂപ ചെക്കിന്റെ മുകളിലും കൗണ്ടര് ഫോയിലും ......................രൂപയ്ക്ക് താഴെ എന്ന് ചുവന്ന മഷിയില് രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്.
33 ട്രഷറിയില്/ബാങ്കില് നിന്ന് പിന്വലിച്ച തീയതി മുതല് 30 ദിവസത്തില് കൂടുതല് വിനിയോഗിക്കാതെ അവശേഷിക്കുന്ന തുക ഓരോ മാസാവസാനവും ട്രഷറിയിലേയ്ക്ക് /ബാങ്കിലേയ്ക്ക് തിരിച്ചടയ്ക്കേണ്ടതാണ്. ഓരോ മാസാവസാനവും വിനിയോഗിക്കാത്ത തുക ബന്ധപ്പെട്ട ശീര്ഷകങ്ങളില് ഒടുക്കി എന്ന് ഉറപ്പാക്കേണ്ടത് അക്കൗണ്ടന്റിന്റെ ചുമതലയാണ്.പണം ഒടുക്കിയതില് തകരാറുണ്ടെങ്കില് അവ ഉടന് തന്നെ സെക്രട്ടറിയുടെ ശ്രദ്ധയില്പ്പെടുത്തണം
34 പണം കൊടുക്കാന് വേണ്ടി പാസ്സാക്കിയിട്ടുള്ള ഓരോക്ലയിമും അതിന്റെ നമ്പര്, തീയതി, തുക മുതലായവ സഹിതം ഒരു രജിസ്റ്ററില് അക്കൗണ്ട് രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്.
35 ധനകാര്യ സ്റ്റാന്ഡിംഗ് കമ്മററിയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ചുമതലകള് നിര്വ്വിഹിക്കുക.
36 കൂടാതെ സെക്രട്ടറി, പ്രസിഡന്റ്, അസി. സെക്രട്ടറി, ഹെഡ്ക്ലാര്ക്ക് എന്നിവര് ഏല്പിക്കുന്ന മറ്റ് ചുമതലകളും നിര്വ്വഹിക്കുക.
സീനിയര് ക്ലാര്ക്ക് (സെശ്രന് എസ്.സി 3) - ശ്രീമതി റോസ് മരിയ ജോസ്
1. പദ്ധതി രൂപീകരണ നിര്വ്വഹമ മോണീട്ടറിംഗ് പ്രവര്ത്തനങ്ങള് നടത്തുക
2. വര്ക്കിംഗ് ഗ്രൂപ്പുകളുടെ പുനസംഘടന അവയുടെ പ്രവര്ത്തനങ്ങള് വികസന സെമിനാര് സംഘടിപ്പിക്കല് എന്നിവയ്ക്ക് നടപടി സ്വീകരിക്കുക
3. പദ്ധതിയ്ക്ക് അംഗീകാരം ലഭ്യമാക്കുന്നതിനുള്ള പ്രവര്ത്തനങ്ങള് നടത്തുക
4. വാര്ഷിക പദ്ധതി രേഖ തയ്യാറാക്കി പദ്ധതികള്ക്കും പ്രോജക്ടുകള്ക്കും ഡിപിസിയുടെ അംഗീകാരം ലഭിക്കുന്നതു വരെയുള്ള എല്ലാ നടപടികളും സമയബന്ധിതമായി നടത്തുക.
5. വ്യക്തിഗത ഗുണഭോക്താക്കളുടെ തിരഞ്ഞെടുപ്പുമായി ബന്ധപ്പെട്ട അര്ഹത മുന്ഗണന മാനദണ്ഡങ്ങള് നിയമാനുസൃതമാണ് എന്ന് ഉറപ്പാക്കുകയും അപേക്ഷാഫാറങ്ങള്, പരാതികള് തുടങ്ങിയ എല്ലാ രേഖകളും സുരക്ഷിതമായി സൂക്ഷിക്കുകയും അനന്തര നടപടികള് സ്വീകരിക്കുകയും ചെയ്യുക.
6. ഭരണ സമിതി തീരുമാനത്തിന് അനുസൃതമായി ടെണ്ടര് വിളിക്കേണ്ട പ്രോജക്ടുകള്ക്ക് യഥാസമയം ടെണ്ടര് വിളിയ്ക്കുന്നതിനുള്ള നടപടികള് സ്വീകരിക്കുക.
7. പൂര്ത്തിയായ പദ്ധതികളുടെ ബില്ലുകള് തയ്യാറാക്കി അംഗീകാരത്തിന് സമര്പ്പിക്കുക.
8. പദ്ധതി നിര്വ്വഹണവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട പ്രോജക്ട് രജിസ്റ്റര് അടക്കമുള്ള മുഴുവന് രജിസ്റ്ററുകളും യഥാവിധി എഴുതി സൂക്ഷിക്കുക. പഞ്ചായത്ത് യോഗത്തിലേയ്ക്ക് ആവശ്യമായ കണക്കുകളും തീരുമാനം ആവശ്യമായ കാര്യങ്ങളില് കുറിപ്പുകളും യഥാസമയം തയ്യാറാക്കി സമര്പ്പിക്കുക.
9. അപ്രോപ്രിയേഷന് കണ്ട്രോള് രജിസ്റ്ററുകള് യഥാവിധി എഴുതി സൂക്ഷിക്കുക.
10. മറ്റ് നിര്വ്വഹണ ഉദ്യോഗസ്ഥര് അലോട്ട്മെന്റ് ആവശ്യപ്പെടുന്ന ഘട്ടത്തില് അവരുടെ റിക്വിസിഷന് പ്രസിഡന്റിന്റെ ഓതറൈസേഷന് ലെറ്റര് എന്നിവ ഉണ്ടെന്ന് ഉറപ്പ് വരുത്തുകയും നിര്വ്വഹണ ഉദ്യോഗസ്ഥനോ അദ്ദേഹത്തിന്റെ ഓഫീസിലെ ചുമതലപ്പെടുത്തിയ ഉദ്യോഗസ്ഥനോ രേഖാമൂലം അക്കൗണ്ടിന്റെ സഹായത്തോടെ അലോട്ട്മെന്റുകള് നല്കുകയും ചെയ്യുക.
11. പദ്ധതി പ്രവര്ത്തനം സംബന്ധിച്ച് ഗവണ്മെന്റിലേയ്ക്കും ഡിപ്പാര്ട്ട്മെന്റിലേയ്ക്കും സമര്പ്പിക്കേണ്ട പുരോഗതി റിപ്പോര്ട്ടുകളും റിട്ടേണുകളും യഥാവിധി തയ്യാറാക്കി നിശ്ചിത സമയത്ത് തന്നെ നല്കുക.
12. പദ്ധതിയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട മുഴുവന് ഫയലുകളും രേഖകളും രജിസ്റ്ററുകളും കൈകാര്യം ചെയ്യുകയും കൃത്യതയോടെ എഴുതി സൂക്ഷിക്കുകയും ചെയ്യുക.
13. പദ്ധതി രൂപീകരണം നിര്വ്വഹണം മോണീട്ടറിംഗ് തുടങ്ങിയവയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് സര്ക്കാരും ബന്ധപ്പെട്ട വകുപ്പുകളും കാലാകാലങ്ങളില് പുറപ്പെടുവിക്കുന്ന ഉത്തരവുകളും നിര്ദ്ദേശങ്ങളും യഥാവിധി പാലിക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പ് വരുത്തുക. ഏതെങ്കിലും തരത്തിലുള്ള ഭേദഗതികളും മാറ്റങ്ങളും സംഭവിക്കുന്നുവെങ്കില് ആയത് രേഖാമൂലം സെക്രട്ടറിയുടെ ശ്രദ്ധയില് കൊണ്ടുവരിക.
14. പദ്ധതികള് വഴി പഞ്ചായത്ത് ആര്ജ്ജിക്കുന്ന ആസ്തികളുടെ വിശദാംശങ്ങള് ആസ്തി രജിസ്റ്ററില് രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിന് നടപടി സ്വീകരിക്കുക.
15. സ്പെഷ്യല് ഗ്രാമസഭകള്, ഊരുകൂട്ടം, ആസ്തി ഉപകരണങ്ങള്, പ്രൊക്വയര്മെന്റ്കമ്മറ്റി, സ്റ്റിയറിംഗ് കമ്മറ്റി എന്നിവയുടെ ചുമതല
16. സംസ്ഥാനാവിഷ്കൃത പദ്ധതികള്, കേന്ദ്രാവിഷ്കൃത പദ്ധതികള് സംബന്ധിച്ച നടപടികള് സമയബന്ധിതമായി സ്വീകരിക്കുക.
17. ഗ്രാമസഭകള് അംഗീകരിക്കുന്ന ഗുണഭോക്താക്കളുടെ ലിസ്റ്റ് തയ്യാറാക്കുക.
18. പഞ്ചായത്ത് പരിധിയില് സ്ഥാപിച്ചിട്ടുള്ള തെരുവ് വിളക്കുകള് കത്തിക്കല്, സംരക്ഷണം, റിപ്പയര് എന്നിവ സംബന്ധിച്ച നടപടികള് സ്വീകരിക്കുക.
19. തെരുവ് വിളക്കുകളുടെ കേടുപാടുകള് സംബന്ധിച്ച വിവരങ്ങള് യഥാസമയം സെക്രട്ടറിയുടെയും ഭരണ സമിതിയുടേയും ശ്രദ്ധയില്പ്പെടുത്തുക.
20. ആവശ്യാനുസരണം , തെരുവ് വിളക്കുകള് അനുബന്ധ ഉപകരണങ്ങള് എന്നിവ വാങ്ങുതിന് നടപടി സ്വീകരിക്കുക.
21. പഞ്ചായത്തിന്റെ ഉടമസ്ഥതയിലുള്ള കുടിവെള്ള പദ്ധതികളുടെ പരിപാലനത്തിനുള്ള നടപടികള് സ്വീകരിക്കുക.
22. പഞ്ചായത്ത് പരിധിയില് സ്ഥാപിച്ചിട്ടുള്ള പൊതു വാട്ടര് ടാപ്പുകളുടെ സംരക്ഷണം റിപ്പയര് എന്നിവ സംബന്ധിച്ച ഫയലുകള് കൈകാര്യം ചെയ്യുക.
23. പൊതുടാപ്പുകള് പ്രവര്ത്തനക്ഷമമാണോ എന്ന് പരിശോധിക്കുക. ആവശ്യമെങ്കില് വാട്ടര് അതോറിറ്റി ഉദ്യോഗസ്ഥരുമായി ചേര്ന്ന് സംയുക്ത പരിശോധന നടത്തുക.
24. പൊതുടാപ്പുകളുടെ കരം യഥാസമയം ഒടുക്കുവരുത്തുന്നതിന് ആവശ്യമായ നടപടികള് സ്വീകരിക്കുക.
25. ഗ്രാമസഭകള് യഥാസമയം വിളിച്ച് ചേര്ക്കുന്നതിന് ആവശ്യമായ നടപടികള് സ്വീകരിക്കുക.
26. എല്ലാ ഗ്രാമസഭ കോ- ഓര്ഡിനേറ്റര്മാര്ക്കും ഗ്രാമസഭയുടെ അജണ്ടയിലുള്ള വിഷയങ്ങള് സംബന്ധിച്ച് ആവശ്യമായ വിവരങ്ങള് നല്കുക.
27. എല്ലാ കോ- ഓര്ഡിനേറ്റര്മാര്ക്കും ഗ്രാമസഭ മിനുട്സ് ബുക്ക് രജിസ്ട്രേഷന് എന്നിവ യഥാസമയം നല്കുക. യഥാസമയം തിരിച്ചു വാങ്ങി സൂക്ഷിക്കുക.
28. ഗ്രാമസഭ നടത്തിപ്പിന് സ്ഥലം ലഭിക്കുന്ന സ്ഥാപന അധികൃതര്ക്ക് കത്ത് നല്കുക.
29. പഞ്ചായത്ത് യോഗവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട നടപടികള് സ്വീകരിക്കുക.
30. യോഗത്തില് പരിഗണിക്കേണ്ട ചോദ്യോത്തരങ്ങള്, പ്രമേയങ്ങള് എന്നിവ സംബന്ധിച്ച് നടപടികള് സ്വീകരിക്കുക.
31. യോഗത്തിന്റെ അജണ്ട നിശ്ചയിച്ചു യോഗം വിളക്കാന് തീരുമാനിച്ചു കഴിഞ്ഞാല് യോഗ നോട്ടീസ് തയ്യാറാക്കി അജണ്ട കുറിപ്പ് സഹിതം യഥാസമയം ജനപ്രതിനിധികള് നിര്വ്വഹണ ഉദ്യോഗസ്ഥര് എന്നിവര്ക്ക് വിതരണം ചെയ്യുന്നതിനുള്ള നടപടികള് സ്വീകരിക്കുക.
32. യോഗത്തിന് 2 ദിവസം മുമ്പായി ഓരോ അജണ്ടയും സംബന്ധിച്ച് നിയമാനുസൃതം യോഗത്തിന് തീരുമാനത്തിലെത്താന് പര്യാപ്തമായ വിധത്തില് വ്യക്തമായ കുറിപ്പുകള് ഒറിജിനല് ഫയല് സഹിതം സെക്ഷനില് നിന്നും ലഭ്യമാക്കി സെക്രട്ടറിയ്ക്ക് നല്കുകയും യോഗത്തില് ലഭ്യമാക്കുകയും ചെയ്യുക.
33. സര്ക്കാര് ഉത്തരവുകള്, സര്ക്കാര് കത്തുകള്, മറ്റ് തപാലുകള് തുടങ്ങിയവ യോഗത്തില് ചര്ച്ച ചെയ്യുന്നതിനായി ലഭ്യമാക്കുക.
34. യോഗത്തില് ചര്ച്ചകള് നടപടികള് എന്നിവ റിക്കാര്ഡ് ചെയ്യുന്നതിന് സെക്രട്ടറിയെ സഹായിക്കുക.
35. പഞ്ചായത്ത് മിനുട്സുകള്, ഹാജര്ബുക്ക്, അജണ്ട രജിസ്റ്റര്, തീരുമാന രജിസ്റ്റര്, മീറ്റിംഗ് നോട്ടീസ് ബുക്കുകള് എന്നിവ പൂര്ണ്ണമാക്കി സുരക്ഷിതമായി സൂക്ഷിക്കുക.
36. ഓഫീസിലെ ടെലഫോണ്, കമ്പ്യൂട്ടറുകള്, ഫോട്ടോകോപ്പിയര്, പ്രിന്ററുകള്, പബ്ലിക് അഡ്രസ് സിസ്റ്റം, മൈക്രോ മീറ്റര് എന്നിവയുടേയും മറ്റ് ഉപകരണങ്ങളുടേയും എക്യുപ്മെന്റുകളുടേയും പ്രവര്ത്തനവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട കാര്യങ്ങളില് നടപടി സ്വീകരിക്കുക. ഇവ യഥാവിധി പ്രവര്ത്തിക്കുന്നു എന്നും ദുരുപയോഗം ചെയ്യുന്നില്ല എന്നും ഉറപ്പ് വരുത്തുക. ആവശ്യമായ റിപ്പയറുകള് നടത്തുന്നതിന് നടപടി സ്വീകരിക്കുക. എ എം സി നിലവിലുണ്ടെങ്കില് പുതുക്കുന്നതിനുള്ള നടപടി സ്വീകരിക്കുക.
37. വികസനകാര്യം സ്റ്റാന്ഡിംഗ് കമ്മറ്റിയുടെ ചുമതലകള് നിര്വ്വിഹിക്കുക.
38. ഐ.എസ്.ഒ സെക്ഷന്- പഞ്ചായത്തിന്റെ റിക്കോര്ഡ് റൂമുകളുടെ ചുമതല നിര്വ്വഹിക്കുക. വിവിധ സെക്ഷനുകളില് നിന്നും തീര്പ്പാക്കിയ ഫയലുകള് കുറിപ്പ് ഫയല് നടപ്പ് ഫയല് എന്നിവ പേജ് നമ്പരിട്ട് തുന്നിക്കെട്ടി പേഴ്സനല് രജിസ്റ്ററില് ഒപ്പിട്ട് രേഖപ്പെടുത്തി ഏറ്റെടുക്കുക. വിവിധ സെക്ഷനുകളില് നിന്നും ലഭിക്കുന്ന തീര്പ്പാക്കിയ ഫയലുകള് രജിസ്റ്ററുകള് രേഖകള് റിക്കാര്ഡുകള്, ഉത്തരവുകള് എന്നിവ വര്ഷം തിരിച്ചും ഇനം തിരിച്ചും റിക്കാര്ഡ് റൂമില് അടുക്കി സൂക്ഷിക്കുകയും റിക്കാര്ഡ് രജിസ്റ്ററില് ആവശ്യമായ രേഖപ്പെടുത്തലുകള് വരുത്തുകയും ചെയ്യുക.
39. പൊതുമുതലുകളുടെ സംരക്ഷണം, പരമ്പരാഗത കുടിവെള്ള സ്രോതസ്സുകള്, കുളങ്ങള്, ജലസംഭരണികള്, നീരുറവുകള്, കനാലുകള്, തുടങ്ങിയവയുടെ തീരങ്ങള് അന്യാധീനപ്പെടാതിരിക്കാന് കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് നിയമം 162,218 നം വകുപ്പ് എന്നിവയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട നടപടികള് സ്വീകരിക്കുകയും ഫയലുകള് കൈകാര്യം ചെയ്യുകയും ചെയ്യുക.
40. മാലിന്യ സംസ്കരണവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട പ്രവര്ത്തനങ്ങല് ചെയ്യുക.
41. പഞ്ചായത്ത് ബാലവാടി, അംഗന്വാടി, എന്നിവയുടെ നടത്തിപ്പിനും പരിപാലനത്തിനുമുള്ള ഏര്പ്പാടുകള് ഭൗതീക സൗകര്യം എന്നിവ സംബന്ധിച്ച നടപടികള് സ്വീകരിക്കുക.
42. പഞ്ചായത്ത് സാംസ്കാരിക നിലയം സംബന്ധിച്ച ഫയലുകള് കൈകാര്യം ചെയ്യുക.
43. ദേശീയ ഗ്രാമീണ തൊഴിലുറപ്പ് പദ്ധതിയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ഫയലുകളും രജിസ്റ്ററുകളും തയ്യാറാക്കി സൂക്ഷിക്കുക.
44. പദ്ധതികളുടെ നടത്തിപ്പുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ഡാറ്റാ എന്ട്രി ഓപ്പറേറ്റര്, അക്രഡിറ്റഡ് എന്ജിനീയര്, ഓവര്സീയര് എന്നിവര് തങ്ങളുടെ ചുമതലകള് യഥാവിധി നിര്വ്വഹിക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
45. പ്രതിമാസ മീറ്റിംഗ് - റിപ്പോര്ട്ടുകള് തയാറാക്കുക, എല്ലാ സെക്ഷനില് നിന്നും റിപ്പോര്ട്ടുകള് വാങ്ങി എച്ച്.സി യെ ഏല്പ്പിക്കുക.കൂടാതെ സെക്രട്ടറി, പ്രസിഡന്റ് , അസി. സെക്രട്ടറി, ഹെഡ്ക്ലാര്ക്ക്, അക്കൗണ്ടന്റ് എന്നിവര് ഏല്പിക്കുന്ന മറ്റ് ചുമതലകളും നിര്വ്വഹിക്കുക.
46. റൊട്ടേഷന് പ്രകാരം ഫ്രണ്ട് ഓഫീസ് പ്രവര്ത്തനം
സീനിയര് ക്ലാര്ക്ക് (സെക്ഷന് - എസ്.സി 1) - മഞ്ചു ആനിഫ്രാന്സിസ്
1. കെട്ടിടങ്ങള് മറ്റ് നിര്മ്മാണ പ്രവര്ത്തനങ്ങള് എന്നിവയ്ക്കുള്ള പെര്മിറ്റ്, കംപ്ലീഷന് ആള്ട്ടറേഷന്, റഗുലറൈസേഷന് ഭൂവികസനം, പെര്മിറ്റ് പുതുക്കല്, കാലാവധി നീട്ടല് എന്നിവയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട അപേക്ഷകള് മുതലായവ ബന്ധപ്പെട്ട നിയമങ്ങളും ചട്ടങ്ങളും ഉത്തരവുകളും സര്ക്കുലറുകളും അനുസരിച്ച് അപേക്ഷകരുടെ മുന്ഗണനാ ക്രമത്തില് കൈകാര്യം ചെയ്യുക. ആവശ്യാനുസരണം ബന്ധപ്പെട്ട സ്ഥാപനങ്ങളില് നിന്നും നിരാക്ഷേപ സാക്ഷ്യപത്രം സ്വീകരിക്കുക.
2. അനധികൃത കെട്ടിട നിര്മ്മാണം ഭൂവികസന പ്രവര്ത്തം നടത്തുന്നവര്ക്കെതിരെ നടപടികള് സ്വീകരിക്കുക. കെട്ടിട നിര്മ്മാണ ചട്ടങ്ങള്ക്ക് വിരുദ്ധമായി നല്കപ്പെട്ട പെര്മിറ്റ് റദ്ദു ചെയ്യുന്നതിനുള്ള നടപടി സ്വീകരിക്കുക.
3. കെട്ടിട നിര്മ്മാണ ചട്ടങ്ങള് പ്രകാരം സമര്പ്പിക്കപ്പെടുന്ന പെര്മിറ്റ് ക്രമവത്കരണ അപേക്ഷകളും ചട്ടപ്രകാരമാണെന്ന് പരിശോധിച്ച് ഉറപ്പ് വരുത്തുക. പഞ്ചായത്ത് പരിധിയില് വരുന്ന അനധികൃത നിര്മ്മാണ പ്രവര്ത്തനങ്ങള്ക്കെതിരെ യഥാസമയം നിയമാനുസൃത നടപടി സ്വീകരിക്കുക.
4. കെട്ടിട നിര്മ്മാണ പെര്മിററ് ക്രമവത്കരണ അപേക്ഷയിന്മേല് അന്വേഷണ ഉദ്യോഗസ്ഥര് സമര്പ്പിക്കുന്ന അന്വേഷണ റിപ്പോര്ട്ട് സ്പഷ്ടവും, വ്യക്തവും കൃത്യതയും ഉള്ളതാണ് എന്നുറപ്പ് വരുത്തുക എന്നിവ സെക്ഷന്റെ ഉത്തരവാദിത്തമാണ്.
5. പിരിച്ചെടുക്കാന് കഴിയാത്ത നികുതികള് എഴുതിതള്ളപ്പെട്ട നികുതി കുറവ് ചെയ്യല് പൊളിഞ്ഞുപോയ കെട്ടിടങ്ങളുടെ നികുതി ഒഴിവാക്കല് എന്നിവ സംബന്ധിച്ച നടപടികള് സ്വീകരിക്കുക.
6. വസ്തു നികുതി പരിഷ്കരണത്തില് അപാകതയുണ്ടെങ്കില് കണ്ടെത്തി സെക്രട്ടറിയുടെ ശ്രദ്ധയില്പെടുത്തി തുടര് നടപടി സ്വീകരിക്കുക.
7. പ്രതിമാസ ഡി സി ബി, വാര്ഷിക ഡി സി ബി എന്നിവ തയ്യാറാക്കുന്നതിന് അക്കൗണ്ടിനെ സഹായിക്കുക.
8. കെട്ടിടങ്ങളുടെ ഉടമസ്ഥാവകാശം മാറ്റുന്നത് സംബന്ധിച്ച ചുമതലകള് നിര്വ്വഹിക്കുക.
9. വസ്തു നികുതി പരിഷ്കരണവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ചുമതലകള് നിര്വ്വിഹിക്കുക.
10. കെട്ടിടങ്ങളുടെ നികുതി നിര്ണ്ണയും , നികുതി നമ്പര് നിര്ണ്ണയം എന്നിവ കഴിഞ്ഞാലുടന് തന്നെ അസസ്മെന്റെ രജിസ്റ്ററിലും ഡിമാന്റ് രജിസ്റ്ററിലും ചേര്ക്കുന്നതിനുള്ള നടപടികള് സ്വീകരിക്കുക. അസസ്മെന്റ് രജിസ്റ്റര് ഡിമാന്റ് രജിസ്റ്റര് കുടിശ്ശിക ഡിമാന്റ് രജിസ്റ്റര്, എന്നിവ രേഖപ്പെടുത്തി സൂക്ഷിക്കുക. സഞ്ചയ സോഫ്റ്റ് വെയറില് ആവശ്യമായ രേഖപ്പെടുത്തലുകള് വരുത്തുക.ഡിമാന്റ് നോട്ടീസ് എടുക്കുക.
11. അപ്പീലുകള്, ഒഴിവാക്കലുകള്, കുറവ് ചെയ്യല്, എന്നിവയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട തപാലുകളില് അന്വേഷണം നടത്തി യഥാസമയം സെക്രട്ടറിയുടെ ശുപാര്ശയോടുകൂടി ധനകാര്യ സ്റ്റാന്ഡിംഗ് കമ്മറ്റിയില് വയ്ക്കുക.
12. നികുതി പിരിവ് 100 ശതമാനം കൈവരിക്കുന്നതിന് ആവശ്യമായ നടപടികള്സ്വീകരിക്കുക.
13. ഓരോ ദിവസവും വസ്തു നികുതി ഇനത്തില് വരവ് വന്ന രസീതുകളുടെ വിശദാംശങ്ങള് ഡിമാന്റ് രജിസ്റ്ററില് രേഖപ്പെടുത്തുക. സെക്രട്ടറി കണ്വീനറായ വര്ക്കിംഗ് ഗ്രൂപ്പുകളുടെ പ്രവര്ത്തനത്തിന് നടപടി സ്വീകരിക്കുക.
14. പഞ്ചായത്തിന്റെ ഉടമസ്ഥതയിലുള്ള ശ്മശാനം, ലക്ഷംവീട് കോളനി , നാല്സെന്റ് കോളനി, പട്ടികജാതി പട്ടിക വര്ഗ്ഗ കോളനികള്, പുറമ്പോക്ക് ഭൂമികള് തുടങ്ങിയവ സംബന്ധമായ രജിസ്റ്ററുകളും ഫയലുകളും എഴുതി തയ്യാറാക്കി സൂക്ഷിക്കുക.
15. പുറമ്പോക്കില് അനധികൃത കയ്യേറ്റം നടക്കുന്നില്ലയെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
16. പഞ്ചായത്ത് ആര്ജ്ജിക്കുന്നതോ, പഞ്ചായത്തിന് വിട്ടുകിട്ടുന്നതോ ആയ ഭൂമിയുടെ രജിസ്ട്രേഷന്, ഒഴിപ്പിക്കല് സംബന്ധിച്ച നടപടികള് 2008 ലെ കേരള പഞ്ചായത്ത്രാജ് (വസ്തു ആര്ജ്ജിക്കലും കയ്യൊഴിപ്പിക്കലും) ചട്ടങ്ങള് പ്രകാരം നിര്വ്വഹിക്കുകയും പോക്കുവരവ് നടത്തി ഭൂനികുതി കാലാകാലങ്ങളില് ഒടുക്കുകയും ചെയ്യുക.
17. മൊബൈല് ടവറുകള്
18. വിവരാവകാശ നിയമം 2005 സംബന്ധിച്ച ഫയലുകളും രജിസ്റ്ററുകളും കൈകാര്യം ചെയ്യുക.
19. ഇലക്ഷന് ചാര്ജ്ജ്
20. പൗരാവകാശരേഖ തയാറാക്കല് സംബന്ധിച്ച്
21. നിയമസഭാ ചോദ്യം സംബന്ധിച്ചവ കൈകാര്യം ചെയ്യുക
22. റൊട്ടേഷന് പ്രകാരം ഫ്രണ്ട് ഓഫീസ് ഡ്യൂട്ടി
23. കൂടാതെ സെക്രട്ടറി, പ്രസിഡന്റ് , അസി. സെക്രട്ടറി, ഹെഡ്ക്ലാര്ക്ക്, അക്കൗണ്ടന്റ് എന്നിവര് ഏല്പിക്കുന്ന മറ്റ് ചുമതലകളും നിര്വ്വഹിക്കുക.
സീനിയര് ക്ലാര്ക്ക് (സെക്ഷന് - എസി സി 2) - ഷീലമ്മ കെ കെ
1. ജനന- മരണ രജിസ്ട്രേഷന് നടത്തുക ആവശ്യമായ രേഖകള് നിയമാനുസൃതം ചെയ്യുന്നുണ്ട് എന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
2. വൈകി കിട്ടുന്ന അപേക്ഷകള് പരിശോധിച്ച് ജില്ലാ രജിസ്ട്രാല്, ആര് ഡി ഒ എന്നിവരുടെ അനുമതിയോടെ രജിസ്റ്റര് ചെയ്യുന്നതിനുള്ള നടപടികള് സ്വീകരിക്കുക.
3. ജനന രജിസ്റ്ററില് പേര് ചേര്ക്കല്, തിരുത്തലുകള്, എന്നിവയ്ക്കുള്ള അപേക്ഷകള് ജനന-മരണ രജിസ്ട്രേഷന് ആയതിലേയും അനുബന്ധ ചട്ടങ്ങളിലേയും സര്ക്കാര് നിര്ദ്ദേശങ്ങളുടേയും വ്യവസ്ഥകള് പ്രകാരം പരിശോധിച്ച് ശുപാര്ശകളോടെ സെക്രട്ടറിയ്ക്ക് സമര്പ്പിക്കുക.
4. ജനന- മരണ രജിസ്ട്രേഷനുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് നിയമാനുസൃതം ഈടാക്കേണ്ട ഫീസ് കൃത്യമായി ലഭിക്കുന്നുണ്ട് എന്ന് ഉറപ്പ് വരുത്തുക.
5. ജനന - മരണ രജിസ്ട്രേഷനുമായി ബന്ധപ്പെട്ട സര്ട്ടിഫിക്കറ്റുകള് നേരിട്ടോ തപാല് മാര്ഗ്ഗമോ നല്കുന്നതിനുള്ള നടപടി സ്വീകരിക്കുക
6. ജനന മരണ രജിസ്ട്രേഷനുമായി ബന്ധപ്പെട്ട പ്രതിമായ റിപ്പോര്ട്ടുകള്, വാര്ഷിക റിപ്പോര്ട്ടുകള് എന്നിവ യഥാസമയം തയ്യാറാക്കി ബന്ധപ്പെട്ട അധികാരികള്ക്ക് സമര്പ്പിക്കുന്നതിനുള്ള നടപടികള് സ്വീകരിക്കുക ലീഗല് പാര്ട്ട് ബൈന്ഡ് ചെയ്ത് സ്ഥിരമായി സൂക്ഷിക്കുക.
7. വിവാഹ രജിസ്ട്രേഷനുമായി ബന്ധപ്പെട്ട സര്ട്ടിഫിക്കറ്റുകള് യഥാസമയം വിതരണം ചെയ്യുക.
8. ഹിന്ദു വിവാഹ രജിസ്ട്രേഷന്, വിവാഹ (പൊതു) രജിസ്ട്രേഷന് എന്നിവ
9. പഞ്ചായത്തിലെ വാഹനങ്ങള് സംബന്ധിച്ച ഫയലുകള് ലോഗ്ബുക്ക് മറ്റ് രേഖകള് എന്നിവ കൃത്യമായി സൂക്ഷിക്കണം.
10. വാഹനങ്ങളുടെ ഇന്ഷുറന്സ് ടാക്സ് എന്നിവ യഥാസമയം ഒടുക്കുന്നതിനുള്ള നടപടികള് സ്വീകരിക്കുക.
11. വാഹന ഉപയോഗം നിയമാനുസൃതമായി എന്നുറപ്പ് വരുത്തുക.
12. വാഹനങ്ങളുടെ അറ്റകുറ്റപ്പണികള്, ഇന്ധനം നിറയ്ക്കല് എന്നിവ സംബന്ധമായ നടപടികള് സ്വീകരിക്കുക.
13. ഓഫീസ് സ്റ്റേഷനറി വാര്ഷിക ആവശ്യം കണക്കാക്കി ക്വട്ടേഷന്/ടെണ്ടര് മുഖേന വാങ്ങുന്നതിന് പ്രൊക്യുവര്മെന്റ് മാന്വല് പ്രകാരം നടപടി സ്വീകരിക്കുക.
14. ഫണ്ട് ഓഫീസില് പൊതുജനങ്ങള്ക്കായുള്ള സൗകര്യങ്ങള് ഉണ്ടെന്ന് ഉറപ്പ് വരുത്തുക.
15. ഫ്രണ്ട് ഓഫീസില് ഉപയോഗിക്കാത്ത രജിസ്റററുകള് ഫോറങ്ങള് എന്നിവ എല്ലാ ദിവസവും വൈകുന്നേരം പരിശോധിച്ച് രേഖപ്പെടുത്തലുകള് പൂര്ണ്ണമാക്കി സൂക്ഷിക്കുക. അടുത്ത ദിവസം ഡ്യൂട്ടിയുള്ളവര്ക്ക് ലഭ്യമാക്കുകയും ചെയ്യുക.
16. ഓരോ ദിവസവും ഫ്രണ്ട് ഓഫീസീല് നല്കേണ്ടതായ സേവനങ്ങള് നിശ്ചിത തീയതിയ്ക്ക് മുമ്പായി സെക്ഷനുകളില് നിന്നും ലഭിച്ചിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
17. സേവനാവകാശം
18. പഞ്ചായത്തിന്റെ ഉടമസ്ഥതയിലുള്ള ഭൂമിയുടെ ആധാരങ്ങള് മറ്റ് പ്രമാണങ്ങള് എന്നിവ സൂക്ഷിക്കുക.
19. വാട്ടര് കണക്ഷനും മറ്റും റോഡ് മുറിക്കുന്നതിനായി പൊതുജനങ്ങളില് നിന്നും ലഭിക്കുന്ന അപേക്ഷകള് സംബന്ധിച്ച നടപടികള് സ്വീകരിക്കുക.
20. പഞ്ചായത്തിലെ പണമിടപാടുകള് കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന ഉദ്യോഗസ്ഥനായി (കാഷ്യര്) പ്രവര്ത്തിക്കുക.
21. ഓഫീസിലെ വിവിധ തരത്തിലുള്ള ധനഇടപാടുകള് നിയമാനുസൃതമായി നടത്തുക.
22. പണം ലഭിച്ച ദിവസം തന്നെയോ തൊട്ടടുത്ത പ്രവര്ത്തി ദിവസമോ ട്രഷറിയില്/ബാങ്കില് ക്യാഷ്/ചെക്ക്/ഡിഡി തുടങ്ങിയവ ഒടുക്കുവരുത്തേണ്ടതാണ്.
23. രസീത് ബുക്കുകള്/കൗണ്ടര് ഫോയിലുകള് സുരക്ഷിതമായി സൂക്ഷിക്കുകയും യഥാസമയം ആഡിറ്റിന് ഹാജരാക്കുകയും ചെയ്യുക. ഉപയോഗിച്ചു കഴിഞ്ഞ രസീതുബുക്കുകള് അക്കൗണ്ട് സെക്ഷന് രേഖാമൂലം കൈമാറുക.
24. പഞ്ചായത്ത് ചെസ്റ്റിന്റെ ചുമതല വഹിക്കുക
25. വിവിധ പരാതികള് സംബന്ധമായ ഫയലുകള് കൈകാര്യം ചെയ്യുക.
26. ലീഗല് സര്വ്വീസ് സൊസൈറ്റിയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ഫയലുകള് കൈകാര്യം ചെയ്യുക.
27. കോടതികള്, ഓംബുഡ്സ്മാന് , ട്രൈബ്യൂണല്, ലോകായുക്ത വിവരാവകാശ കമ്മീഷന് തുടങ്ങിയ നീതിന്യായ സംവിധാനവുമായി ബന്ധപ്പെട്ടുവരുന്ന വിഷയങ്ങള്ക്ക് മുന്തിയ പരിഗണന നല്കി സമയബന്ധിതമായി നടപടി സ്വീകരിക്കുകയും സ്യൂട്ട് രജിസ്റ്ററിലും പ്രോസിക്യൂഷന് രജിസ്റ്ററിലും മറ്റ് ബന്ധപ്പെട്ട രജിസ്റ്ററുകളിലും ആവശ്യമായ രേഖപ്പെടുത്തലുകള് വരുത്തുകയും ചെയ്യുക.ബന്ധപ്പെട്ട ഫയലുകള് കൈകാര്യം ചെയ്യുക.
28. വ്യവഹാരങ്ങള് സംബന്ധിച്ച അഭിഭാഷകന്റെ ഫീസ് മുതലായ ചെലവുകള് 2003 ലെ കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് (കേസുകളും നടത്തിപ്പും അഭിഭാഷകര്ക്ക് ഫീസ് നല്കലും) ചട്ടങ്ങള് പ്രകാരം നല്കുക.
29. കണ്ടീജന്റ് ചെലവുകള്, ഗവ ഡ്യൂസ് വരിസംഖ്യങ്ങള്, വായ്പകളുടെ അടവ്, തെരുവ് വിളക്കുകള്, ഘടക സ്ഥാപനങ്ങളുടെ കറന്റ് ചാര്ജ്ജ്, ഫോണ്ചാര്ജ്ജ്, വെള്ളക്കരം, തെരുവ് വിളക്കുകളുടെ കറന്റ് ചാര്ജ്ജ് മറ്റ് ആവര്ത്തന ചെലവുകള് എന്നിവ സംബന്ധിച്ച നടപടികള് സമയബന്ധിതമായി സ്വീകരിക്കുക.
30. പഞ്ചായത്തിന്റെ ഉടമസ്ഥതയിലുള്ള സ്ഥലങ്ങളില് സ്ഥിതിചെയ്യുന്ന വൃക്ഷങ്ങള്ക്ക് നമ്പരിട്ട് വൃക്ഷങ്ങള് സംബന്ധിച്ച രജിസ്റ്റര് സൂക്ഷിക്കുക.
31. ഓഫീസ് ഉപയോഗത്തിന് ആവശ്യമായ ഓഫീസ് മുദ്ര, വിവിധ സീലുകള്, സര്ട്ടിഫിക്കറ്റ് ഫോര്മാറ്റുകള് ഓഫീസ് സ്റ്റേഷനറി എന്നിവ സംബന്ധമായ ചുമതലകള് നിര്വ്വഹിക്കുക.
32. പഞ്ചായത്ത് രാജ് സെക്ഷന് 238 പ്രകാരം അപകടകരമായ വൃക്ഷങ്ങളുടെ കാര്യത്തില് നടപടി സ്വീകരിക്കുക.
33. ഫീല്ഡ് അന്വോഷണ ചുമതല നിര്വ്വിഹിക്കുക.
34. കൂടാതെ സെക്രട്ടറി, പ്രസിഡന്റ് , അസി. സെക്രട്ടറി, ഹെഡ്ക്ലാര്ക്ക്, അക്കൗണ്ടന്റ് എന്നിവര് ഏല്പിക്കുന്ന മറ്റ് ചുമതലകളും നിര്വ്വഹിക്കുക.
ക്ലാര്ക്ക് (സെക്ഷന് - ജെ സി 1) - ബബിത പി.എസ്
1. ഓഫീസ് എസ്റ്റാബ്ലീഷ്മെന്റുമായി ബന്ധപ്പെട്ടഫയലുകളും രജിസ്റ്ററുകളും കൈകാര്യം ചെയ്യുക, സൂക്ഷിക്കുക.
2. ജീവനക്കാരുടെ സേവന പുസ്തകങ്ങള് സൂക്ഷിക്കുകയും സേവന പുസ്തകങ്ങളില് സെക്രട്ടറിയുടെ അനുമതിയോടെ ആവശ്യമായ രേഖപ്പെടുത്തലുകള് വരുത്തുകയും സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യുക
3. സേവന പുസ്തകങ്ങള് മററ് ഓഫീസുകളിലേയ്ക്ക് അയയ്ക്കുമ്പോള് രജിസ്റ്റേഡ് തപാല് മുഖേന മാത്രം അയയ്ക്കുക.
4. ജീവനക്കാരുടെ ശമ്പളവും, അലവന്സുകളും കുടിശ്ശിക ശമ്പളവും യാത്രാ ബത്തയും മറ്റ് ബത്തകളും മുന്കൂറുകളും യഥാസമയം നല്കുന്നതിനുള്ള ബില്ലകളും ഉത്തരവുകളും തയ്യാറാക്കി നല്കുകയും നിര്ദ്ദേശപ്രകാരം ലഭ്യമാക്കുകയും കുടിശ്ശിക ക്ഷാമബത്ത, പ്രൊവിഡന്റ് ഫണ്ടില് അടച്ച വിവരം ബന്ധപ്പെട്ടവരെ അറിയിക്കുകയും ചെയ്യുക.
5. ജീവനക്കാരുടെ ശമ്പള റിക്കവറികള്, പെന്ഷന് കോണ്ട്രിബ്യൂഷന് എന്നിവ എല്ലാ മാസവും നിശ്ചിത തീയതിയ്ക്ക് മുമ്പായി അടയ്ക്കുക, ബന്ധപ്പെട്ട രജിസ്റ്ററുകളിലും പാസ് ബുക്കുകളിലും ചേര്ത്ത് സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തി സൂക്ഷിക്കുക.
6. പ്രസിഡന്റിന്റേയും ജനപ്രതിനിധികളുടേയും ഹോണറേറിയം, സിറ്റിംഗ് ഫീസ്, യാത്രാബത്ത, ഫോണ്ബത്ത, സെക്രട്ടറിയുടേയും ജീവനക്കാരുടേയും ശമ്പള ബില്ല്, ശമ്പള കുടിശ്ശിക ബില്ല് എന്നിവ തയ്യാറാക്കി ലഭ്യമാക്കി വിതരണം ചെയ്യുക.
7. ജീവനക്കാരുടെ അവധി അനുവദിക്കല്, ശമ്പള സര്ട്ടിഫിക്കറ്റ് അനുവദിക്കല് വാര്ഷിക ഇന്ക്രിമെന്റ് അനുവദിക്കല് ആര്ജ്ജിത അവധിസറണ്ടറുകള്, യാത്രാബത്ത , മെഡിക്കല് റീ ഇന്പേഴ്സ്മെന്റ് മുതലായവയുടെ ഉത്തരവുകള് തയ്യാറാക്കി നടപടി സ്വീകരിക്കുക.
8. ജീവനക്കാരുടെ തൊഴില് നികുതി, ആദായ നികുതി, മുന്കൂറുകള്, എന്നിവ ഈടാക്കുന്നതിന് നടപടി സ്വീകരിക്കുക. ജനപ്രതിനിധികളുടേയും ജീവനക്കാരുടേയും സ്വത്ത് വിവര സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് സംബന്ധിച്ച നടപടികള് സ്വീകരിക്കുക.
9. ജീവനക്കാര്ക്കെതിരെയുള്ള അച്ചടക്ക നടപടി സംബന്ധിച്ച ഫയലുകളും രജിസ്റ്ററുകളും കൈകാര്യം ചെയ്യുക.
10. ജീവനക്കാരുടെ സ്ഥലംമാറ്റം, ജോലിയില് പ്രവേശനം , ചാര്ജ്ജ് ഹാന്ഡ് ഓവര്, പ്രബേഷന് ഡിക്ലയര് ചെയ്യല് ഡിപ്പാര്ട്ട്മെന്റല് ടെസ്റ്റ് എന്നിവ സംബന്ധിച്ച നടപടികള് യഥാസമയം പൂര്ത്തീകരിക്കുക.
11. ഘടകസ്ഥാപനങ്ങളിലെയടക്കം പഞ്ചായത്തിലെ മുഴുവന് ജീവനക്കാരുടേയും വിവരങ്ങള് മാസ്റ്റര് ഇന്കുമ്പന്സ് രജിസ്റ്ററില് എഴുതി സൂക്ഷിക്കുക.
12. ശമ്പളം, ഓണറേറിയം, ബത്തകള് തുടങ്ങിയവ ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷന് ക്ലാര്ക്കുമാരുടെ സഹായത്തോടെ വിതരണം ചെയ്യുക.
13. ഉടമസ്ഥാവകാശ സര്ട്ടിഫിക്കറ്റുകള്, റസിഡന്ഷ്യല് സര്ട്ടിഫിക്കറ്റുകള്, ബി പി എല് സര്ട്ടിഫിക്കറ്റുകള് എന്നിവയുടെയും മറ്റും സാക്ഷ്യപത്രങ്ങള് തയ്യാറാക്കുക.
14. നികുതി പിരിവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ചുമതലകള് നിര്വ്വഹിക്കുക.
15. വാര്ഡുകളുടെ നികുതി പിരിവ് ചുമതല
16. ഓഫീസില് ലഭിക്കുന്ന പരാതികള് ഫീല്ഡ് ഉദ്യോഗസ്ഥര്ക്ക് നല്കുകയും, അന്വേഷണ റിപ്പോര്ട്ട് സഹിതം തുടര് നടപടികള്ക്കായി സെക്രട്ടറിയ്ക്ക് സമര്പ്പിക്കുക.
17. പഞ്ചായത്ത് ഭരണ സമിതിയുടെ തീരുമാനം ആവശ്യമായ പരാതികള് റിപ്പോര്ട്ട് സഹിതം പഞ്ചായത്ത് ഭരണ സമിതിയില് യഥാസമയം സമര്പ്പിക്കുക
18. ഫീല്ഡ് അന്വോഷണ ചുമതല നിര്വ്വിഹിക്കുക.
19. ക്ഷേമകാര്യ സ്റ്റാന്ഡിംഗ് കമ്മറ്റിയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ചുതല നിര്വ്വഹിക്കുക.
20. യഥാസമയം നിയമാനുസൃതം ചെയ്യുന്നതിനുള്ള നടപടികള് സ്വകരിക്കുകയും റിപ്പോര്ട്ടുകളിലെ രേഖപ്പെടുത്തലുകള് കൃത്യവും ആധികാരികവും പൂര്ണ്ണവും ആണെന്ന് ഉറപ്പ് വരുത്തുകയും ചെയ്യുക.
21. വൈകി കിട്ടുന്ന അപേക്ഷകള് പരിശോധിച്ച് നിയമാനുസൃത നടപടികള് സ്വീകരിക്കുക.
22. മേല്പറഞ്ഞവയിലുള്ള അപേക്ഷകള് സ്വീകരിക്കല്, പ്രാഥമിക പരിശോധന നടത്തല്, അന്വേഷണ ഉദ്യോഗസ്ഥനെ ഏല്പിക്കല് വിവിധ അധികൃതരില് നിന്നും അംഗീകാരം ലഭ്യമാക്കല്, അന്വേഷണ റിപ്പോര്ട്ട് സമയബന്ധിതമായി ലഭ്യമാക്കല്, റിപ്പോര്ട്ട് ലഭിക്കുന്ന മുറയ്ക്ക് /അന്വേഷണം ലഭ്യമാക്കുന്ന മുറയക്ക് ക്ഷേമകാര്യ സ്റ്റാന്ഡിംഗ് കമ്മറ്റിയുടെ പരിഗണനയ്ക്ക് സമര്പ്പിക്കല്, സ്റ്റാന്ഡിംഗ് കമ്മറ്റി തീരുമാനം ഭരണ സമിതിയുടെ പരിഗണനയ്ക്ക് സമര്പ്പിക്കല്, ഭരണ സമിതിയുടെ അംഗീകാരം ലഭിക്കുന്ന മുറയ്ക്ക് സെക്ഷന് അലോട്ട് മെന്റിനും അംഗീകാരത്തിനും ബന്ധപ്പെട്ട അധികാരികള്ക്ക് എഴുതല്, അപേക്ഷാതീരുമാനം അറിയിക്കല്, പെന്ഷന് രജിസ്റ്ററല് വിശദാംശങ്ങള് ചേര്ക്കല്, പെന്ഷന് വിതരണവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട നടപടികള് സ്വീകരിക്കല് വിലയിരുത്തല് എന്നിവ സബന്ധമായ ചുമതലകള് നിര്വ്വഹിക്കുക.
23. കേരളോല്സവം
24. വിവരാവകാശം, പരാതി എന്നിവയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് സെക്ഷനില് നിന്നു ലഭിക്കുന്ന അപേക്ഷകളില് 3 ദിവസത്തിനുള്ളില് റിപ്പോര്ട്ടു തയാറാക്കി സെക്ഷനു നല്കുക
25. റൊട്ടേഷന്പ്രകാരം ഫ്രണ്ട് ഓഫീസ് പ്രവര്ത്തനം
26. കൂടാതെ സെക്രട്ടറി, പ്രസിഡന്റ് , അസി. സെക്രട്ടറി, ഹെഡ്ക്ലാര്ക്ക്, അക്കൗണ്ടന്റ് എന്നിവര് ഏല്പിക്കുന്ന മറ്റ് ചുമതലകളും നിര്വ്വഹിക്കുക.
ക്ലാര്ക്ക് (സെക്ഷന് - ജെ സി 2)-
1. കര്ഷകത്തൊഴിലാളി പെന്ഷന്, ദേശീയ വാര്ദ്ധക്യകാല പെന്ഷന്, ജനനീസുരക്ഷായോജന, ബാലികാസമൃദ്ധി യോജന, വിധവകള്ക്കും വിവാഹമോചനം നേടിയവര്ക്കും അഗതി പെന്ഷന്, സാധുക്കളായ വിധവകളുടെ വിവാഹ ധനസഹായം , വികലാംഗ പെന്ഷന് , 50വയസ്സു കഴിഞ്ഞ അവിവാഹിതരായ സ്ത്രീകള്ക്കുള്ള പെന്ഷന്, തൊഴില് രഹിത വേതനം, അന്നപൂര്ണ്ണ, അന്നയോജന , ആം ആദ്മി ബീമായോജന തുടങ്ങി നിലവില് പഞ്ചായത്ത് മുഖേന നടപ്പിലാക്കി വരുന്ന മുഴുവന് സാമൂഹ്യ സുരക്ഷ പെന്ഷനുകളുടേയും പദ്ധതികളുടേയും ചുമതല നിര്വ്വഹിക്കുക. ഇവ സംബന്ധിച്ച ഫയലുകളും രജിസ്റ്ററുകളും യഥാവിധി തയ്യാറാക്കി സൂക്ഷിക്കുക.
2. ഓഫീസില് ലഭിക്കുന്ന പരാതികള് ഫീല്ഡ് പരിശോധന നടത്തുകയും, അന്വേഷണ റിപ്പോര്ട്ട് സഹിതം തുടര് നടപടികള്ക്കായി സെക്രട്ടറിയ്ക്ക് സമര്പ്പിക്കുക.
3. പഞ്ചായത്ത് ഭരണ സമിതിയുടെ തീരുമാനം ആവശ്യമായ പരാതികള് റിപ്പോര്ട്ട് സഹിതം പഞ്ചായത്ത് ഭരണ സമിതിയില് യഥാസമയം സമര്പ്പിക്കുക.
4. കൂടാതെ സെക്രട്ടറി, പ്രസിഡന്റ് , അസി. സെക്രട്ടറി, ഹെഡ്ക്ലാര്ക്ക്, അക്കൗണ്ടന്റ് എന്നിവര് ഏല്പിക്കുന്ന മറ്റ് ചുമതലകളും നിര്വ്വഹിക്കുക.
5. ക്ഷേമകാര്യ സ്റ്റാന്ഡിംഗ് കമ്മറ്റിയുടെ ചുമതലകള്
6. തൊഴല് രഹിത വേതന വിതരണം കാഷ്യറുടെ സഹായത്തോടെ നടത്തുക.
7. പെന്ഷന് അനുവദിക്കുന്നതിന് ബന്ധപ്പെട്ട അധികാരികള് നിശ്ചയിച്ചിട്ടുള്ള മാനദണ്ഡങ്ങള് പാലിക്കപ്പെട്ടിട്ടുണ്ട് എന്ന ഉറപ്പുവരുത്തുകയും അപാകതകള് മേലധികാരിയുടെ ശ്രദ്ധയില്പ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യേണ്ടതാണ്.
ക്ലാര്ക്ക് (സെക്ഷന് - ജെ സി 3)- ശ്രീമതി ജയശ്രീ പി ജി
1. പെര്ഫോര്മന്സ് ഓഡിറ്റ്, ലോക്കല്ഫണ്ട് ഓഡിറ്റ്, അക്കൗണ്ട് ജനറലിന്റെ പരിശോധന, ബഹു നിയമസഭാ സമിതിയുടെ ഹിയറിംഗ്, ധനകാര്യ വകുപ്പിന്റെ പരിശോധന, സോഷ്യല് ഓഡിറ്റ്, സ്റ്റോര്പര്ച്ചേഴ്സ് വകുപ്പ് പരിശോധന, വകുപ്പ് തലപരിശോധന, തുടങ്ങിയവ സംബന്ധിച്ച നടപടികള് സ്വീകരിക്കുക.
2. മുന്കൂട്ടി അറിയിച്ച് ലഭിക്കുന്ന ഓഡിറ്റുകളുടെയും പരിശോധനകളുടേയും സംബന്ധച്ച എല്ലാ ജീവനക്കാരേയും നിര്വ്വഹണ ഉദ്യോഗസ്ഥനേയും ഏത് കാലഘട്ടത്തിലെ കണക്കുകളാണോ പരിശോധിക്കുന്നത് ആ കാലഘട്ടത്തില് സെക്രട്ടറിയായിരുന്ന, ചാര്ജ്ജ് വഹിച്ചിരുന്ന ഉദ്യോഗസ്ഥനേയും ആ കാലഘട്ടത്തിലെ നിര്വ്വഹണ ഉദ്യോഗസ്ഥരേയും ആവശ്യമെങ്കില് മറ്റ് ജീവനക്കാരേയും രേഖാമൂലം അറിയിപ്പ് നല്കി അവരുടെ സാന്നിദ്ധ്യം ഉറപ്പ് വരുത്തുക.
3. ഓഡിറ്റ് റിക്വിസിഷന് ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷനുകള്ക്ക് നല്കി അതനുസരിച്ച് രേഖകള് ലഭ്യമാക്കുന്നുണ്ടെന്ന ഉറപ്പ് വരുത്തുക.
4. പരിശോധന ദിവസങ്ങളില് ഹാജരാകാത്ത /പരിശോധനയുമായി സഹകരിക്കാത്ത ജീവനക്കാരുടെ വിവരങ്ങള് രേഖാമൂലം ജൂനിയര് സൂപ്രണ്ടിന്റേയും സെക്രട്ടറിയുടേയും ശ്രദ്ധയില്പ്പെടുത്തുക.
5. ഓഡിറ്റ് പരിശോധന റിപ്പോര്ട്ടുകള് ലഭിച്ചാലുടനെ ഒബ്ജക്ഷനുകളുടെ വിവരങ്ങള് രജിസ്റ്റര് ഓഫ് ഓഡിറ്റ് ഒബ്ജക്ഷനില് ചേര്ക്കുകയും ഓഡിറ്റ് മറുപടികള് ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷനുകളില് നിന്നും ശേഖരിക്കുകയും ഒരുമാസത്തിനകം ഗ്രാമപഞ്ചായത്തിന്റെ പരിഗണനയ്ക്ക് സമര്പ്പിക്കുകയും ചെയ്യുക.
6. ആസ്തികളില് നിന്നുളള ആദായം ഓരോ വര്ഷവും സമയ ബന്ധിതമായി ലഭ്യമാക്കുന്നതിന് നടപടി സ്വീകരിക്കുക, ആസ്തികള് പാട്ടത്തിന് നല്കല് ആയതിന്റെ തുടര് നടപടികള് എന്നീ നടപടികള് സ്വീകരിക്കുക.
7. വിവിധ ലേലങ്ങള് സംബിന്ധിച്ച ചുമതല നിര്വ്വഹിക്കുക
8. പഞ്ചായത്ത് കമ്മ്യൂണിറ്റി ഹാള് അടക്കമുള്ള വാടക വരവുകള് സംബന്ധിച്ച നടപടി സ്വീകരിക്കുക.
9. കമ്മ്യൂണിറ്റി ഹാള് വാടകയ്ക്ക് എടുക്കുന്നവര് ഉപയോഗത്തിനു ശേഷം പരിസരം വൃത്തിയാക്കിയിട്ടുണ്ട് എന്ന് പരിശോധിച്ച് ഉറപ്പാക്കി റിപ്പോര്ട്ട് ചെയ്യുക.
10. ഉടമസ്ഥാവകാശ സര്ട്ടിഫിക്കറ്റുകള്, റസിഡന്ഷ്യല് സര്ട്ടിഫിക്കറ്റുകള്, ബി പി എല് സര്ട്ടിഫിക്കറ്റുകള് എന്നിവയുടെയും മറ്റും സാക്ഷ്യപത്രങ്ങള് തയ്യാറാക്കുക.
11. നികുതി പിരിവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ചുമതലകള് നിര്വ്വഹിക്കുക.
12. വാര്ഡുകളുടെ നികുതി പിരിവ് ചുമതല
13. ഫീല്ഡ് അന്വോഷണ ചുമതല നിര്വ്വിഹിക്കുക.
14. ഓണര്ഷിപ്പ് സര്ട്ടിഫിക്കറ്റുകള്, റസിഡന്ഷ്യല് സര്ട്ടിഫിക്കറ്റുകള് ബി പി എല് സര്ട്ടിഫിക്കറ്റുകള് മറ്റ് സാക്ഷ്യപത്രങ്ങള് എന്നിവ യഥാസമയം തയ്യാറാക്കുക.
15. ലൈബ്രറി സംബന്ധമായവ കൈകാര്യം ചെയ്യുക
16. രജിസ്റ്ററുകള് യഥാവിധി തയ്യാറാക്കി സൂക്ഷിക്കുകയും ഫയലുകള് പ്രത്യേകമായി തയ്യാറാക്കി സൂക്ഷിച്ച് നടപടികള് സ്വീകരിക്കുകയും ചെയ്യേണ്ടത് സെക്ഷന്റെ ഉത്തരവാദിത്വമാണ്.
17. വിവരാവകാശം, പരാതി എന്നിവയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് സെക്ഷനില് നിന്നു ലഭിക്കുന്ന അപേക്ഷകളില് 3 ദിവസത്തിനുള്ളില് റിപ്പോര്ട്ടു തയാറാക്കി സെക്ഷനു നല്കുക
18. റൊട്ടേഷന് പ്രകാരം ഫ്രണ്ട് ഓഫീസ് പ്രവര്ത്തനം
19. ഓഫീസില് ലഭിക്കുന്ന പരാതികള് ഫീല്ഡ് ഉദ്യോഗസ്ഥര്ക്ക് നല്കുകയും, അന്വേഷണ റിപ്പോര്ട്ട് സഹിതം തുടര് നടപടികള്ക്കായി സെക്രട്ടറിയ്ക്ക് സമര്പ്പിക്കുക.
20. പഞ്ചായത്ത് ഭരണ സമിതിയുടെ തീരുമാനം ആവശ്യമായ പരാതികള് റിപ്പോര്ട്ട് സഹിതം പഞ്ചായത്ത് ഭരണ സമിതിയില് യഥാസമയം സമര്പ്പിക്കുക.
21. കൂടാതെ സെക്രട്ടറി, പ്രസിഡന്റ് , അസി. സെക്രട്ടറി, ഹെഡ്ക്ലാര്ക്ക്, അക്കൗണ്ടന്റ് എന്നിവര് ഏല്പിക്കുന്ന മറ്റ് ചുമതലകളും നിര്വ്വഹിക്കുക.
ക്ലാര്ക്ക് (സെക്ഷന് - ജെ സി 4)- ആതിര റ്റി എസ്
1. വളര്ത്തു നായ്ക്കല്ക്കും പന്നികള്ക്കുമുള്ള ലൈസന്സ് അപേക്ഷകളിന്മേല് ആവശ്യമായ നടപടികള് സ്വീകരിച്ച് ലൈസന്സ് നല്കുക.
2. ലൈസന്സിന്റെ നിബന്ധനകള് ലംഘിക്കുന്നവര്, ലൈസന്സ് എടുക്കാത്തവര്, എന്നിവര്ക്കെതിരെ നിയമാനുസൃത നടപടി സ്വീകരിക്കുക.
3. വ്യാപാര വ്യവസായ സ്ഥാപനങ്ങള്ക്ക് ലൈസന്സ് നല്കുന്നതുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ചുമതലകള് നിര്വ്വഹിക്കുക.
4. ഫീല്ഡ് ഉദ്യോഗസ്ഥരില് നിന്നും ട്രേഡേഴ്സ് ലിസ്റ്റ് യഥാസമയം തയ്യാറാക്കി കാലാനുസൃതമായി സൂക്ഷിക്കുക.
5. ലൈസന്സ് അപേക്ഷകളിന്മേല് യഥാസമയം നിയമാനുസൃതം നടപടികള് സ്വീകരിക്കുക.
6. പഞ്ചായത്ത് പരിധിയിലെ മുഴുവന് വ്യാപാര സ്ഥാപനങ്ങളും യഥാസമയം ഡി & ഒ ലൈസന്സ് എടുക്കുന്നുണ്ടെന്നും ഫെബ്രുവരി 28 നകം പുതുക്കുന്നതിന് അപേക്ഷ നല്കുന്നുണ്ട് എന്നും തൊഴില് നികുതി അടയ്ക്കുന്നുണ്ടെന്നും ഉറപ്പ് വരുത്തുക.
7. അടുത്ത സാമ്പത്തിക വര്ഷത്തേയ്ക്കുള്ള ലൈസന്സുകള് അപേക്ഷകളുടെ അടിസ്ഥാനത്തില് മാര്ച്ച് 31 നകം തീര്പ്പാക്കുക.
8. വ്യാപാര വ്യവസായ സ്ഥാപനങ്ങളില് നിരോധിക്കപ്പെട്ട പ്ലാസ്റ്റിക് ഉല്പന്നങ്ങള് ലഹരി വസ്തുക്കള് മുതലായവ സംഭരിക്കുകയോ വില്പന നടത്തുകയോ ചെയ്യുന്നില്ലെന്ന് ഉറപ്പു വരുത്തുക. മലയാളത്തിലും ഇംഗ്ലീഷിലും സ്ഥലനാമം രേഖപ്പെടുത്തിയ ബോര്ഡുകള് സ്ഥാപിച്ചിട്ടുണ്ട് എന്ന് ഉറപ്പ് വരുത്തുക. ആവശ്യമായ സാനിട്ടേഷന് വേയ്സ്റ്റ് മാനേജ്മെന്റ് സൗകര്യമുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പ് വരുത്തുക.
9. ലൈസന്സ് അപേക്ഷകള് പരിശോധിച്ച് യഥാസമയം സമയബന്ധിതമായി ലൈസന്സ് അനുവദിക്കുന്നതിനുള്ള നടപടികള് സ്വീകരിക്കുക. ലൈസന്സ് നിരസിക്കുന്നുവെങ്കില് കാരണം അപേക്ഷകനെ അറിയിക്കുകയും നല്കിയ ലൈസന്സുകള്, നിരസിച്ച ലൈസന്സുകള് എന്നിവ സംബന്ധച്ച വിവരങ്ങള് നോട്ടീസ് ബോര്ഡില് പ്രസിദ്ധപ്പെടുത്തുക.
10. പഞ്ചായത്ത് സെക്രട്ടറിയ്ക്ക് നേരിട്ട് നല്കാവുന്ന ലൈസന്സുകളില് സെക്രട്ടറിയുടെ ഉത്തരവ് പ്രകാരം നടപടി സ്വീകരിക്കുക.
11. പഞ്ചായത്തിന്റെ അനുമതി ആവശ്യമുള്ള വ്യാപാര വ്യവസായങ്ങള്ക്കുള്ള അധികാരികളെ അപേക്ഷ അന്വേഷണ റിപ്പോര്ട്ട് സഹിതം പഞ്ചായത്ത് യോഗത്തിന്റെ പരിഗണനയ്ക്ക് സമര്പ്പിക്കുകയും തീരുമാന പ്രകാരം സമയബന്ധിതമായി നടപടി സ്വീകരിക്കുകയും ചെയ്യുക. മറ്റ് വകുപ്പുകളുടെ നിരാക്ഷേപപത്രം ആവശ്യമുള്ള അപേക്ഷകളില് സമയബന്ധിതമായി നിയമാനുസൃതം നടപടി സ്വീകരിക്കുക.
12. അനധികൃത വ്യാപാരങ്ങള്, വ്യവസായങ്ങള്, ലൈസന്സ് വ്യവസ്ഥ ലംഘിച്ചവ എന്നിവയ്ക്കുമേല് നിയമപ്രകാരമുള്ള നടപടി സ്വീകരിക്കുക.
13. പരസ്യബോര്ഡ്, വിനോദനികുതി, സേവനനികുതി എന്നിവയ്ക്കുമേല് നിയമപ്രകാരമുള്ള നടപടി സ്വീകരിക്കുക.
14. ഈസ് ഓഫ് ഡൂയിംഗ് ബിസിനസ്സിന്റെ ഭാഗമായുള്ള കെ സിഫ്റ്റ് ഓണ്ലൈന് ആപ്ലിക്കേഷന് വഴി വരുന്ന എല്ലാ അപേക്ഷയും തുറന്നു പരിശോധിച്ച് നടപടി സ്വീകരിക്കേണ്ടതാണ്.
15. തൊഴില് നികുതി യഥാസമയം ഡിമാന്റ് ചെയ്യുകയും അടയ്ക്കാത്തവര്ക്കെതിരെ നിയമപ്രകാരമുള്ള നടപടി സ്വീകരിക്കുക.
16. പൊതുവിതരണ സമ്പ്രദായം അളവ് തൂക്ക കുറ്റകൃത്യങ്ങള്ക്കെതിരെയുള്ള പ്രചാരണം തുടങ്ങിയവ സംബന്ധിച്ച നടപടികള് സ്വീകരിക്കുക.
17. ദേശീയ ഭക്ഷ്യസുരക്ഷ പരിപാടി സംബന്ധമായ ചുമതലകള് നിര്വ്വഹിക്കുക.
18. പഞ്ചായത്തിലെ കശാപ്പുശാലകള്, ഇറച്ചിക്കടകള് എന്നിവ സംബന്ധിച്ച എല്ലാ നടപടികളും കൈകാര്യം ചെയ്യുക.
19. അനധികൃത കശാപ്പുശാലകള്, ഇറച്ചിക്കടകള് എന്നിവയുടെ ലൈസന്സിലെ നിബന്ധനകള് പാലിക്കാത്തവര് എന്നിവര്ക്കെതിരെ നിയമാനുസൃത നടപടി സ്വീകരിക്കുക.
20. അറവുശാലകള്,ഇറച്ചിക്കടകള് എന്നിവയുടെ പ്രവര്ത്തനങ്ങള് ഇടയ്ക്കിടെ പരിശോധിച്ച് നിയമാനുസൃതമാണ് എന്നുറപ്പ് വരുത്തുക.
21. ട്യൂട്ടോറിയല് സ്ഥാപനങ്ങളുടെ രജിസ്ട്രേഷന്, പാരാമെഡിക്കല് സ്ഥാപനങ്ങള്, ക്ലിനിക്കുകള്, സ്വകാര്യ ആശുപത്രികള് എന്നിവയുടെ രജിസ്ട്രേഷന്, രജിസ്ട്രേഷന് പുതുക്കല്, എന്നിവ സംബന്ധമായ അപേക്ഷകളിന്മേല് എല്ലാ നടപടികളും സമയബന്ധിതമായി കൈകാര്യം ചെയ്യുക.
22. പ്രസ്തുത സ്ഥാപനങ്ങളുടെ പ്രവര്ത്തനം നിയമാനുസൃതമാണ് എന്ന് ഉറപ്പ് വരുത്തുക.
23. പ്ലാസ്റ്റിക് നിയന്ത്രണം സംബന്ധിച്ച നടപടികള് സ്വീകരിക്കുക.
24. പൊതുജനസുരക്ഷയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട നടപടികള് സ്വീകരിക്കുക.
25. പൊതുജനാരോഗ്യവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ഫയലുകളും രജിസ്റ്ററുകളും തയ്യാറാക്കിസൂക്ഷിക്കുക.
26. അനധികൃത ലോഡ്ജുകള്ക്കെതിരേയും നിയമ- ചട്ട ലംഘനങ്ങള്ക്കെതിരേയും നടപടി സ്വീകരിക്കുക.
27. പഞ്ചായത്ത് പരിധിയില് തൊഴില് നികുതി ചുമത്തി ഈടാക്കുന്നതിനുള്ള എല്ലാ നടപടികളും ചട്ടപ്രകാരം സ്വീകരിക്കുക.
28. പഞ്ചായത്ത് പരിധിയില് തൊഴില് നികുതി അടയ്ക്കേണ്ട സ്ഥാപന മേധാവികള്ക്കും കച്ചവടക്കാര്ക്കും പ്രൊഫഷനുകള്ക്കും മറ്റും യഥാസമയം റിട്ടേണുകള് ഫയല് ചെയ്യാവുന്ന. അറിയിപ്പുകള് ഒന്നും രണ്ടും അര്ദ്ധവാര്ഷികമായി യഥാസമയം നല്കുക. മുഴുവന് നികുതിയും പിരിച്ചെടുക്കുന്നതിന് ആവശ്യമായ എല്ലാ നടപടികളും സ്വീകരിക്കുക.
29. പിരിച്ചെടുക്കാന് കഴിയാത്ത നികുതികള് എഴുതിത്തള്ളല് കുടിശ്ശിക വരുത്തുന്നതവര്ക്കെതിരെ നിയമാനുസൃത നടപടികള് സ്വീകരിക്കല് കുടിശ്ശിക പലിശ സഹിതം ഈടാക്കല് കാലഹരണപ്പെടുന്ന തുകകള്ക്ക് ഉത്തരവാദികളായ ജീവനക്കാരുടെ ബാദ്ധ്യത നിശ്ചയിച്ച് പലിശ സഹിതം ഈടാക്കല് എന്നിവയ്ക്കുള്ള നടപടി സ്വീകരിക്കുക.
30. ഓരോ ദിവസവും തൊഴില് നികുതിയിനത്തില് വരവ് വന്ന രസീതുകളുടെ വിശദാംശങ്ങള് ബന്ധപ്പെട്ട ഡിമാന്റ് രജിസ്റ്ററില് ചേര്ക്കുക.
31. ഓഫീസില് ലഭിക്കുന്ന പരാതികള് ഫീല്ഡ് ഉദ്യോഗസ്ഥര്ക്ക് നല്കുകയും, അന്വേഷണ റിപ്പോര്ട്ട് സഹിതം തുടര് നടപടികള്ക്കായി സെക്രട്ടറിയ്ക്ക് സമര്പ്പിക്കുക.
32. പഞ്ചായത്ത് ഭരണ സമിതിയുടെ തീരുമാനം ആവശ്യമായ പരാതികള് റിപ്പോര്ട്ട് സഹിതം പഞ്ചായത്ത് ഭരണ സമിതിയില് യഥാസമയം സമര്പ്പിക്കുക.
ഓഫീസ് അറ്റന്ഡര് - വിലാസ് വി
1 ഓഫീസ് അറ്റന്ഡര് എല്ലാ പ്രവര്ത്തി ദിവസവും രാവിലെ 9.30 ന് ഓഫീസില് ഹാജരാകേണ്ടതാണ്.
2 പ്രവര്ത്തി ദിവസങ്ങളില് രാവിലെ ഓഫീസ് തുറക്കുകയും വൈകിട്ട് പ്രവര്ത്തി സമയത്തിനു ശേഷം അടയ്ക്കേണ്ടതുമാണ്. ഓഫീസിന്റെ താക്കോല് സൂക്ഷിപ്പിന് വ്യക്തിപരമായി ഉത്തരവാദി ആയിരിക്കും.
3 പഞ്ചായത്ത് യോഗം സ്റ്റാന്ഡിംഗ് കമ്മറ്റി മറ്റ് യോഗങ്ങള് തുടങ്ങിയവയ്ക്കുള്ള നോട്ടീസുകള് രേഖാമൂലം മേല്വിലാസക്കാര്ക്ക് നല്കുക. യഥാസമയങ്ങളില് നികുതി പിരിവ് സംബന്ധിച്ച് ഫീല്ഡ് ജീവനക്കാര്ക്ക് സഹായ സഹകരണങ്ങള് നല്കുക.
4 പണം ഒടുക്കുന്നതിനും പിന്വലിക്കുന്നതിനും മറ്റുമായി ട്രഷറി, ബാങ്ക് എന്നിവടങ്ങളില് നിര്ദ്ദേശാനുസരണം സയമബന്ധിതമായി പ്രവര്ത്തിക്കുക..
5 തപാല് അയയ്ക്കുന്നതിന് പോസ്റ്റ് ഓഫീസില് പോവുക. നിര്ദ്ദേശാനുസരണം തപാലുകള് ലോക്കല് ഡെലിവറി നടത്തുക.
6 ഓഫീസ് അടയ്ക്കുന്ന സമയത്തും ഉപയോഗിക്കാത്ത സമയത്തും ഇലക്ട്രിക്കല്, ഇലക്ട്രോണിക് ഉപകരണങ്ങള് ഓഫാക്കിയിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പ് വരുത്തുക.
7 മേലുദ്യോഗസ്ഥന്മാരും പ്രസിഡന്റും സമയാസമയങ്ങളില് ഏല്പിക്കുന്ന ഔദ്യോഗിത ജോലികള് നിര്വ്വഹിക്കുക.
8 ഓഫീസ് നോട്ടീസ് ബോര്ഡ് ഗ്രാമപഞ്ചായത്ത് നോട്ടീസ് ബോര്ഡുകള്, പഞ്ചായത്തിലെ വിവിധ ആഫീസുകളിലെ നോട്ടീസ് ബോര്ഡുകള്, വാര്ത്താ ബോര്ഡുകള് എന്നിവയില് പതിക്കുന്നതിനുള്ള നോട്ടീസുകള് അറിയിപ്പുകള്, പരസ്യങ്ങള് എന്നിവ യഥാസമയം പതിക്കുകയും പതിക്കുന്നതിന് ആവശ്യമായ നടപടികള് സ്വീകരിക്കുകയും ചെയ്യുക.
9 ഭരണ സമതി അംഗങ്ങളുടേയും പഞ്ചായത്ത് പ്രസിഡന്റ്, സെക്രട്ടറി വിളിച്ചു ചേര്ക്കുന്ന യോഗങ്ങളുടേയും നടത്തിപ്പിനാവശ്യമായ ക്രമീകരണങ്ങള് ചെയ്യുക.
10 ഫ്രണ്ട് ഓഫീസ് , സെക്ഷനുകള്, ജൂണിയര് സൂപ്രണ്ട്, അസി.സെക്രട്ടറി, പ്രസിഡന്റ് എന്നിവിടങ്ങളിലേയ്ക്കും തിരിച്ചും സമയാ സമയങ്ങളില് തപാലുകള്, ഫയലുകള്, സര്ട്ടിഫിക്കറ്റുകള്, എന്നിവ എത്തിക്കുക.
11 ഫീല്ഡ് തലത്തില് നോട്ടീസ് നടത്തുക.
12 ഫീല്ഡ്തല റിപ്പോര്ട്ടുകള്
13 പഞ്ചായത്ത് ഓഫീസിലും ഉടമസ്ഥതയിലുമുള്ള ഫര്ണിച്ചറുകളുടേയും ഉപകരണങ്ങളുടേയും കേടുപാടുകള് റിപ്പോര്ട്ട് ചെയ്യുക
14 മേല് കര്ത്തവ്യങ്ങള് നിര്വ്വഹിക്കുന്നതിലുളള വീഴ്ച്ചകള്ക്കും തെറ്റുകള്ക്കും ഓഫീസ് അറ്റന്ഡര്മാര്ക്ക് വ്യക്തിപരമായി ഉത്തരവാദികള് ആയിരിക്കും.
15 റെക്കോര്ഡ് റൂമിന്റെ സൂക്ഷിപ്പുകാരനായി പ്രവര്ത്തിക്കുക.
16 അടിയന്തിര ഘട്ടങ്ങളില് ഡേറ്റാ എന്ട്രി സംബന്ധമായ ചുമതലകള് നിര്വ്വഹിക്കുക
17 കൂടാതെ സെക്രട്ടറി, പ്രസിഡന്റ് , അസി. സെക്രട്ടറി, ഹെഡ്ക്ലാര്ക്ക്, അക്കൗണ്ടന്റ്, വിവിധ സെക്ഷന് ക്ലാര്ക്കുമാര് എന്നിവര് ഏല്പിക്കുന്ന മറ്റ് ചുമതലകളും നിര്വ്വഹിക്കുക.
സിനിമോള് - പാര്ടൈംസ്വീപ്പര്
18 എന്നും രാവിലെ ഓഫീസില് വന്ന് ഓഫീസും പരിസരവും വൃത്തിയാക്കുക
സെക്രട്ടറി
കടനാട് ഗ്രാമ പഞ്ചായത്ത്